【资材事业】出差旅费报销单使用手册ppt 20页

'出差旅费报销单使用手册发行单位:资讯部专案应用系统组文件制作:张银娟发行日期:2009.09.09版号:V1.01 章节第一节、表单发起权限第二节、表单工作流程第三节、表单具体介绍第四节、Q&A2 第一节表单发起权限本表单的发起权限暂时只限于资材事业董事长室以及四家公司所有境内人员发起。3 第二节表单工作流程4 第三节表单具体介绍A、需求部门发起出差旅费报销单流程请于资材_财会类中选择「出差旅费报销单」。5 填写范例6 表单说明1.申请人可以将此表单委托他人填写。2.“已核准的出差申请”所有资料根据出差人选择的出差申请单，由系统自动带出。此部分的内容，出差人可以根据实际出差情况进行修改。3.“国内差旅费用标准表”供参考，使填单人根据出差人的职等职级来填写，仅作参考。4.“差旅费用说明部分”，根据选择不同的费用类别，填写的内容不一样。其中交通费和其他费用部分，不会给出上限金额。但若是住宿费和膳杂费部分，当申请的费用超过该出差人的职等的金额上限时，会给出红色警示语，以提醒签核者注意，但是栏位上不做控管，值仍取实际金额费用。5.可以上传附件，可将出差报告或出差心得以附件形式上传。顺便一提，出差报告或出差心得也可以直接填入文本框中。6.汇率部分，操作时，该部分数据由系统自动带出（预设），填单人也可以自行填写。汇率信息由财会相关人员提供给IT，每半个月更新一次，仅作参考。待阶段二产生维护作业后，由财会部门相关人员自主更新。7.每一笔费用的产生，都会有一个“计算公式”，来告诉用户，这笔费用是怎样计算出来的。“计算公式”由系统自动带出，供用户参考。填单人不需要自己计算结果，结果也是由系统自动计算。8.费用也可以添加多笔，按“新增”按钮即可。也可以对每一笔费用进行删除或修改。当填单人添加一笔费用时，系统都会计算目前所有费用的总和，以及给类别费用的总和。7 B、申请人资讯申请人资料由系统自动带出8 D、填写表单步骤第一步9 第二步注意：根据不同的“费用类别”，填写的栏位不同第三步10 系统自动带出，供填单人参考（1）费用类型为交通费（2）费用类型为住宿费系统自动带出，供填单人参考，也可自行填写根据出差人的职等，由系统自动带出每日上限金额最后金额这2部分由系统自动计算，且以较低的金额为最后的申请金额系统自动带出不可修改11 （3）费用类型为膳杂费依据出差的实际情况填写，按照早：中：晚=2：4：4申请膳杂费当填写的数据不合理时，给处提示（4）费用类型为其他费用12 D、表单的发起和储存资料输入完毕后确认要发送时请按【发起】，即可将此表单送至相关人员进行签核表单送出之前若填写一半想退出时，请按储存表单(或储存草稿),否则所填的表单将无法再调出。13 E、已经发送的表单可至「追踪流程」中查询目前的签核状况:2.找到相应表单后双击即可开启。1.查询表单前请先确认表单所在的页签是：发起过的流程表示该表单是由自己发起的；处理的流程表示自己为签核者曾前签核过的表单。14 F、可通过流程内容查看目前签核至那一关卡：各关卡之签核状态以方块的原色来区分。15 G、可通过系统发的mail连结至表单电子化系统，或直接进入表单电子化系统的「处理待办事项」检视待签核的表单。双击开启。16 H、签核表单：可输入签核意见。若准许申请请按【继续派送】，若内容需要修改请按【退回重办】，若要退回表单请按【终止流程】(已终止的流程不能再派送)。17 I、关于退回重办：1.可由退回者制定需要退回的关卡。2.改指定关卡重新发送后要以哪种方式再回到原签核者：选第一种已签核的关卡会再重签；第二种是直接回到退回者，不经过中间的关卡。3.签核意见一定要输入，再按【确定】即可将次表单退回。18 I、最终的流程签核意见会全部显示出来此列将显示所有处理者的签核意见显示已处理还是退回重办等签核动作19 第四节、Q&A20'