员工报销单填写及支付指引.doc 2页

'员工报销单填写及支付指引一、票据提交时间1、《借款单》必须提前三个工作日提交；2、各类费用报销单于每周四送至财务部结算中心对外办公窗口，财务部只接收业务发生在上月26日至本月25日之间的费用报销单据，且单据必须填写完整、审批手续齐全，财务部将于次月5日前通过银行转账方式将报销款拨入员工工资卡内，请各位在每次提交报销单前将金额自我统计，以便次月与结算金额核对；3、原则上，财务部只接受业务发生在2个月内的报销单据，如超出2个月，需向财务提交《延迟提交报销单据说明》，并经由相关审批权限人批准；4、财务部由于月底需与供应商进行货款结算，故25日至31日期间不再接受任何报销票据，请各位认真遵守。二、票据书写规范及票据要求1、财务部提供了手写版及电子版两类报销单据供同事报销使用；2、手写版报销单据必须使用黑色或蓝色钢笔、签字笔填写，严禁使用圆珠笔书写，且内容不得修改；3、报销单各项内容必须按照发票明细填写，务必保证真实、完整，且大小写金额一致，同时具备所有审批权限人签署；4、财务部接受的报销单必须附真实、合法、有效的票据，包括发票及相关行政事业收据，具体要求如下：①发票抬头“永旺美思佰乐（广州）商业有限公司”②发票各要素必须真实、完整，字迹清晰，内容不得修改 ③发票内容不能太笼统，且需附清单④数量、单价的乘积要和金额相符，且金额大小写必须一致⑤必须加盖开票单位发票专用章5、员工必须妥善保管好取得的原始票据，发生发票丢失的，不论任何人签字，一律不准报销；6、原则上不允许以办公用品、交通发票、油票或其他任何发票替代真实的业务发生票据；7、由于公司工作需要需从美思佰乐店铺挪用商品的，请填写内部调拨单，不能以个人名义采购后在服务台开具发票报销。三、票据粘贴标准1、严禁粘贴收据（行政事业单位专用收据除外）；2、严禁使用订书钉装订表单及票据；3、发票应区分费用性质分类粘贴，按照业务发生的时间顺序粘贴；4、单张发票可单独贴在报销单背面（正面朝上），2张（或以上）的票据需均匀的粘贴在托纸上，不能厚薄不匀，整个单据必须凭证平整、美观，发票粘贴背托从左到右25mm处为凭证装订区，不得粘贴发票；5、有实物的报销单据须由验收人验收后在《费用报销单》上签名确认，需入库的实物（如商品等）单据应附入库单、采购订单及供货合同，对于提供技术服务的费用，需附服务合同；6、《费用报销单》与粘贴单据托纸的大小必须一致，各票据不得突出于《费用报销单》和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；'