用excel制作自动记录的考勤表 3页

'　　用Excel制作自动记录的考勤表　　单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点，现在已经进入了信息时代，为何不用电脑来帮我们进行考勤呢？用Excel2002制作简单、快捷、准确的考勤表，你就能切身体会到信息时代的方便与快捷。　　一、基本框架设置　　首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。　　1.启动Excel2002，新建一个工作簿，命名为2004年员工考勤表，在工作簿中建立12个工作表。　　2.在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入姓名、日期，在A2单元格中输入第1个员工的姓名，接着选择A2、A3单元格，然后单击合并及居中按钮将两个单元格合并为1个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（如图1）。　　3.在单元格C1中输入7-1，程序将自动转成7月1日（这里假定考勤从7月1日开始）。用鼠标点选单元格C1，并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心十字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在7月1日后便形成了一个日期序列。　　4.单击日期序列最后的自动填充选项智能填充标记，在弹出来的菜单中点选以工作日填充项，程序便自动将星期六、日去掉，不记入考勤日期。　　5.选中整个日期行，在单元格格式对话框中点选数字选项卡。在分类列表中点选自定义项，在类型框中输入d日，然后单击确定按钮。　　二、录制宏　　1.点选工作表中的任意一个单元格，然后单击工具→宏→录制新宏菜单项，进入录制新宏对话框。在宏名框中输入准备录制的宏的名称返回当前时间，确定后即进入宏的录制阶段（如图2）。　　2.输入公式=now()，然后按回车键，接着单击停止录制工具栏中的停止录制按钮结束录制。　　三、制作宏按钮　　1.单击视图→工具栏→绘图菜单项，调出绘图工具栏，接着选择绘图工具栏中的绘图→对齐→对齐网格项。　　2.单击视图→工具栏→窗体菜单项，调出窗体工具栏，然后单击窗体工具栏上的按钮，接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开指定宏对话框，点选其中的返回当前时间宏，并单击确定按钮（如图3）。 　　3.单击按钮，将按钮上的文字更改为上班，并对文字大小、字体进行设置。然后单击绘图工具栏上的选择对象按钮，并按住Ctrl键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中，即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的问题更改为下班。　　4.确认绘图工具栏上的选择对象按钮被选中，单击下班按钮，然后按住Shift键再单击上班按钮，将两个按钮同时选中。单击Ctrl键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效果如图4。　　四、记录出勤　　选中待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的上班或下班按钮即可。在单击上班、下班按钮时会返回很长一串数字，其实我们只需输入诸如13:30这样的时间即可。单击格式→单元格菜单项，在弹出来的单元格格式对话框中点选数字选项卡，在分类框中点选时间，在类型框中点选13:30，最后单击确定即可。　　要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值，否则当公式被重新计算后，其结果将更改。选中表中的所有数据单元格，单击右键选择复制，点选编辑→选择性粘贴菜单项，在选择性粘贴对话框中选中数值项，然后单击确定。　　五、统计结果　　1.在日期行之后的单元格中依次输入迟到、早退、病假、事假等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行（如图5）。　　2.单击单元格Y2，然后键入公式=COUNTIF(C2:X2,>8：30)（这里假设上班时间为8:30），并按回车键，Z2单元格中便会出现选中员工所有迟于8:30上班的工作日天数。同理在Z2单元格中输入公式=COUNTIF(C3:X3,>17：00)(假设下班时间为17:00)，并按回车键，Z2单元格中便会出现选中员工所有早于17:00下班的工作日天数。　　3.单击AB2单元格输入公式=COUNTIF(C2:X3,事假)，并按回车键确认，AB2单元格中便出现了选中员12下一页——..，。工本月的事假次数。　　4.其他人的统计方法可以利用Excel的公式和相对引用功能来完成。　　5.单击工具→选项菜单项，在弹出的对话框中点选重新计算选项卡，并单击重算活动工作表按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。　　 　　图1创建考勤表　　　　图2录制新宏对话框　　　　图3选择返回当前时间宏　　　　图4创建上、下班按钮宏　　　　图5创建相关统计项目上一页12——..，。'