word第二讲制作考勤表.ppt 48页

'任务2制作员工考勤表在日常办公中经常用到表格类文档，虽然Excel提供了强大的表格处理功能，但对于那些不需要进行复杂数据处理的表格文档来说，使用Word编辑则更为方便。实际工作中常用的个人简历表、来电登记表、会议安排表、差旅费报销单、客户资料卡等都属于此类文档。下面将通过制作一份员工考勤表介绍怎样利用Word的表格功能制作简明扼要、清晰美观的表格文档。 2考勤表制作效果 目录2.2任务分析2.3制作员工考勤表2.4课堂作业2.1任务情境3 2.1任务情境为加强公司劳动管理，维护工作秩序，提高工作效率，近日来，公司对员工考勤管理制度进行了重新修订。其中，请、休假制度、加班制度、日常考勤制度都进行了大幅度调整。今天上午一上班，办公室张主任就急匆匆来到小王办公室，要求小王尽快根据新修订的考勤管理制度制作一份员工考勤表。4 知识目标和能力目标知识目标：表格的创建方法。表格的基本编辑操作。表格的格式设置。能力目标：能够根据公司考勤制度制定出员工考勤表。能够根据实际需要设计并制作出美观实用的表格。5 2.2任务分析考勤工作可以督促员工自觉遵守工作规章制度，是记录员工工作表现和行为的有效凭证，同时也是计算薪酬的主要依据。由此可见，考勤表在行政工作中起着非常重要的作用。小王要想按时保质地完成这项任务，必须首先熟悉公司目前的考勤制度，明确考勤表在各个环节中所起的作用，然后才能准确、合理地设置考勤项目，使考勤表起到应有的作用。6 2.3制作员工考勤表2.3.2表格标题设置2.3.1考勤表页面设置72.3.3创建表格2.3.5文本格式设置2.3.6表格格式设置2.3.4表格基本编辑操作 2.3.1考勤表页面设置考虑到考勤表需要记录员工每天的考勤情况，以月为单位进行考勤，至多需要31天的考勤空间，所需表格比较宽，因此需要将表格的纸张方向设置为“横向”，将纸张大小设置为办公常用的A4纸。根据以上分析，需要对本任务进行以下页面设置：上、下、左、右页边距分别为：3厘米、3厘米、2厘米、2厘米；装订线位置：上；纸张方向：横向；纸张大小：A4纸。8 2.3.1考勤表页面设置9 2.3制作员工考勤表2.3.2表格标题设置2.3.1考勤表页面设置102.3.3创建表格2.3.5文本格式设置2.3.6表格格式设置2.3.4表格基本编辑操作 2.3.2表格标题设置11表格标题的格式要求如下图所示：为“考勤表”添加“单位名称：”、“部门名称：”、“填表日期：年月日：”字体：仿宋小四 2.3.2表格标题设置12为“考勤表”设置下划线的具体操作步骤：步骤1：选定“考勤表”文本内容。步骤2：切换到【开始】选项卡，在【字体】选项组中单击【下划线】按钮，即可完成选定文本的下划线设置。思考：怎样设置“波浪型”下划线，怎样为下划线设置颜色。 2.3制作员工考勤表2.3.2表格标题设置2.3.1考勤表页面设置132.3.3创建表格2.3.5文本格式设置2.3.6表格格式设置2.3.4表格基本编辑操作 2.3.3创建表格14Word提供了多种创建表格的方法，如虚拟表格、手动绘制表格、Excel电子表格等。根据本任务表格的特点，采用【插入表格】对话框的方法创建表格。因为在创建表格的过程中需要输入插入表格的行数和列数，所以首先需要确定插入表格的行列数。因为考勤表需要记录每天的考勤情况，一个月最多有31天，所以需要设置31列，再加上“姓名”列，因此共需要设置32列；根据版面大小设置行数为16行。下面是创建一个32列，16行表格的具体操作步骤： 2.3.3创建表格15步骤1：切换到【插入】选项卡，在【表格】选项组中单击【表格】按钮，在弹出的下拉列表中选择【插入表格】选项。 2.3.3创建表格16步骤2：弹出【插入表格】对话框，在【表格尺寸】下的行数和列数微调框中分别设置表格的行数和列数为“16”和“32”。 2.3.3创建表格17步骤3：单击【确定】按钮，即可在文档中插入一个31列，16行的空白表格。 2.3.3创建表格18其他创建表格的方法：使用“虚拟表格”功能创建表格。手动绘制表格。使用“快速表格”功能创建表格。 2.3制作员工考勤表2.3.2表格标题设置2.3.1考勤表页面设置192.3.3创建表格2.3.5文本格式设置2.3.6表格格式设置2.3.4表格基本编辑操作 2.3.4表格基本编辑操作201、选定操作（1）选定单元格方法一：将鼠标指向单元格左侧，待指针呈黑色箭头时，单击鼠标左键即可选中该单元格。 2.3.4表格基本编辑操作21（1）选定单元格方法二：将光标定位到需选择的单元格中，单击【表格工具／布局】选项卡【表】选项组下的【选择】按钮，在弹出的下拉列表中选择【选择单元格】选项。 2.3.4表格基本编辑操作22技巧：在以上方法的基础上，采用按下鼠标左键拖动或者按下“Shift”键的方法可以选定多个连续的单元格。采用按下“Ctrl”键不放，单击不连续单元格的方法，可以选定多个不连续的单元格。 2.3.4表格基本编辑操作23（2）选定行或列方法一：将鼠标指向表格某行左侧选定栏，待指针变为空心箭头时，单击鼠标左键即可选定该行，如图所示。将鼠标指向某列上侧，待指针变为黑心箭头时，单击鼠标左键即可选定该列。 2.3.4表格基本编辑操作24（2）选定行或列方法二：打开下图所示的下拉列表，在列表中选择【选择行】、【选择列】完成行列选定。 2.3.4表格基本编辑操作25（3）选定整个表格方法一：单击表格左上角的标志，即可选中整个表格。方法二：单击表格右下角的标志，也可选中整个表格。方法三：打开下图所示的下拉列表，在列表中选择【选择表格】即可选中整个表格。 2.3.4表格基本编辑操作26（3）选定整个表格方法三：打开下图所示的下拉列表，在列表中选择【选择表格】即可选中整个表格。 2.3.4表格基本编辑操作272、插入、删除行、列或整个表格（1）插入行例如，公司最近调入了新员工“张宁”，需要将“张宁”添加到“考勤表”中。具体操作步骤：步骤1：将光标定位到最后一条记录的任意位置。步骤2：切换到【表格工具／布局】选项卡，单击【行和列】选项组中的【在下方插入】按钮，即可在最后一条记录的下面添加一空行。 2.3.4表格基本编辑操作28（2）删除行最近，员工“许伟”调离了公司。怎样将考勤表中“许伟”这条记录删除呢，具体操作步骤：步骤1：将光标定位到“许伟”所在行的任意位置。步骤2：切换到【表格工具／布局】选项卡，单击【行和列】选项组中的【删除】按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除行】选项。 2.3.4表格基本编辑操作29（3）删除整个表格。具体操作步骤：步骤1：选定需要删除的表格。步骤2：切换到【表格工具／布局】选项卡，单击【行和列】选项组中的【删除】按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除表格】选项，即可删除选定表格。技巧选定整个表格后，按“Delete”键进行删除，只能删除表格中的内容，并不能将表格删除。可以使用“Ctrl+X”组合键快速删除整个表格。 2.3.4表格基本编辑操作302、调整表格大小（1）调整行高与列宽设置各行行高均为“0.69厘米”。具体操作步骤：步骤1：选定表格中的所有行。步骤2：切换到【表格工具／布局】选项卡，在【单元格大小】选项组中，将【表格行高度】微调框设置为“0.69厘米”。 2.3.4表格基本编辑操作31相关知识还可以通过以下方法调整行高：直接拖动鼠标调整。通过【表格属性】对话框调整（2）分布行或列调整了某些列的列宽，特别是对中间列的列宽进行调整后，整个表格中的列宽会出现宽度不一致的问题，若想使部分列宽高度相同，可以使用“分布列”的功能实现。 2.3.4表格基本编辑操作32步骤1：选定需要进行平均分布的列。步骤2：单击下图中的【分布列】按钮，即可将所选定的列列宽一致。“分布行”操作只需单击下图中的【分布行】按钮即可。具体操作步骤： 2.3.4表格基本编辑操作334、设置表格对齐方式默认情况下，新建表格的对齐方式是两端对齐，事实上，Word为表格提供了三种对齐方式，分别是左对齐、居中和右对齐，用户可以根据需要为表格设置不同的对齐方式。比如在对表格的行高、列宽进行调整之后，很容易导致表格的位置发生变化，可以通过以下步骤将表格设置到合适位置：步骤1：将光标定位在表格的任意位置，切换到【表格工具／布局】选项卡，单击【表】选项组中的【属性】按钮。 2.3.4表格基本编辑操作34步骤2：弹出【表格属性】对话框，切换到【表格】选项卡，在【对齐方式】栏中选择需要的对齐方式，设置完成后单击【确定】按钮即可。 2.3制作员工考勤表2.3.2表格标题设置2.3.1考勤表页面设置352.3.3创建表格2.3.5文本格式设置2.3.6表格格式设置2.3.4表格基本编辑操作 2.3.5文本格式设置36为当前考勤表中的文本设置“水平居中”对齐方式，操作步骤：步骤1：选定整个表格。步骤2：切换到【表格工具／布局】选项卡，在【对齐方式】选项组的左侧有9种对齐方式的按钮，单击最中间的【水平居中】按钮即可。 2.3.5文本格式设置37相关知识表格内文本的9种对齐方式分别是“靠上两端对齐、靠上居中对齐、靠上右对齐、中部两端对齐、水平居中、中部右对齐、靠下两端对齐、靠下居中对齐和靠下右对齐”，其设置效果如下图所示。 2.3制作员工考勤表2.3.2表格标题设置2.3.1考勤表页面设置382.3.3创建表格2.3.5文本格式设置2.3.6表格格式设置2.3.4表格基本编辑操作 2.3.6表格格式设置391、设置边框和底纹（1）边框设置步骤1：选定整个表格。步骤2：切换到【表格工具／设计】选项卡，单击【绘图边框】下的启动按钮，弹出【边框和底纹】对话框，将【边框】选项卡下的【宽度】设置为“1.0磅”，然后，依次单击【预览】选项下田字格的四个外边框。 2.3.6表格格式设置40进行内边框格式设置，只需将下图中的【宽度】设置为“0.5磅”，然后依次单击【预览】选项下田字格的两个十字型内边框，单击【确定】按钮，即可将选定表格的内边框设为选定效果。 2.3.6表格格式设置41（1）底纹设置选定表格第一行，按照上面的方法打开【边框和底纹】对话框，切换到【底纹】选项卡，在【填充】选项对应的下拉列表中选择“灰色”，单击【确定】按钮即可，如右图所示。 2.3.6表格格式设置422设置表格样式Word为表格提供了多种内置样式，并提供了“表格样式选项”设置。设置表格样式的操作步骤如下：步骤1：选定整个表格，切换到【表格工具／设计】选项卡。步骤2：在【表样式】选项组中单击【样式库】中的下拉按钮。步骤3：在弹出的下拉列表中选择需要的样式即可。 2.3.6表格格式设置432设置表格样式 课堂作业1制作考勤表 课堂作业2制作课程表制作要求如下：标题格式：宋体，三号，加粗，居中对齐。表内文本格式斜线表头文本格式：宋体，五号。其他文本格式：宋体，三号，加粗，水平居中（文字在单元格内水平和垂直都居中）显示。表格外边框线格式：边框样式：，颜色：橄榄色，深色50%。其他边框线格式见效果图所示。 46制作效果课堂作业2制作课程表 课堂作业3制作晚会节目单制作要求如下：标题格式：华文行楷，一号，深蓝色字体，居中对齐。列标题行文本格式：华文中宋，四号，白色字体。其余行文本格式：华文行楷，小四号，颜色：第一列：白色，其他列：黑色。行高：列标题行行高1.5厘米，其他行行高1厘米。为表格设置内置样式库中第5行第3列的表格样式。纸张大小：A4纸。页边距：上下左右页边距均为：2厘米。将表格转换成文本。 48制作效果课堂作业3制作晚会节目单'