用Excel制作自动记录考勤表 7页

'用Excel制作自动记录的考勤表作为一项规章制度，几乎每个公司、部门都要进行考勤登记，其结果一般都和工资挂钩。传统的考勤登记方式不外乎以下两种：一是在制作、印刷好的考勤表上填写员工的姓名，然后由考勤员每天记录各员工的迟到、早退、病假、事假、旷工等情况，再在月末进行统计；另一种就是使用“打卡机”，在人员比较多的单位用得比较多，末了也要考勤员记录和统计。传统考勤方式的缺点不言自明：工作量大、出错几率高、需要专用设备、统计分析麻烦。如果你看了下面用Excel制作的简单、快捷、准确的考勤表，你便能切身体会到信息时代的方便与快捷，同时还能从中学到许多鲜为人知的Excel实用技巧。一、制作考勤表的基本框架首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。虽然简单，但其中涉及不少实用技巧。1.启动Excel（这里用的是Excel2002），新建一个工作簿，命名为“2003年员工考勤表”，在工作簿中建立12个工作表，分别记录每个月的考勤状况，将每个月的工作表依次命名为“一月”、“二月”、“三月”等。2.在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”，在A2单元格中输入第1个员工的姓名，接着选择A2、A3单元格，然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为1个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（图1）。3.在单元格C1中输入“1-1”，程序将自动转成“1月1日”（这里假定考勤从1月1日开始）。用鼠标点选单元格C1，并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心“十”字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在1月1日后便形成了一个日期序列（图2）。4.单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不计入考勤日期（图3）。5.默认情况下日期格式是某月某日，其实我们可以统一去掉前面的月。框选整个日期行，然后单击“格式”→“单元格”项，在弹出的“单元格格式”对话框中点选“数字”标签。在“分类”列表中点选“自定义”项，在类型框中输入“d"日"”，然后单击“确定”按钮（图4）。这样选区中的日期格式就全变了（图5）。二、录制记录上下班时间的宏在制作完考勤表的基本框架后，我们接着就需要录制一个记录员工上下班时间的宏。“宏”？——你不会不知道吧，就是为了减少重复工作而定义的一段操作（指令集合），每当执行录制好的宏，便会将宏中的操作重复执行一遍。以下是录制插入当前时间的宏的具体操作步骤：1.点选工作表中的任意一个单元格，然后单击“工具”→“宏”→“录制新宏”菜单项，进入“录制新宏”对话框。在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称——“返回当前时间” （图6），“确定”后即进入宏的录制阶段。2.输入公式“=NOW()”，然后按回车键，接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制（图7）。这样，“返回当前时间”宏便录制完了，执行此宏将在活动单元格中返回当前的日期和时间。三、制作宏按钮接下来就是在B列中制作一些按钮，用来调用“返回当前时间”的宏，以记录员工上下班时间。下面我们就一起来看看其具体制作步骤：1.单击“视图”→“工具栏”→“绘图”菜单项，调出“绘图”工具栏，接着选择“绘图”工具栏中的“绘图”→“对齐”→“对齐网格”项（图8）。这一步的主要目的是使后面绘制的按钮尺寸正好和单元格一样大。2.单击“视图”→“工具栏”→“窗体”菜单项，调出“窗体”工具栏，然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”（图9），接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并单击“确定”按钮（图10）。这一步的目的是将“返回当前时间”宏指定给按钮，这样，单击按钮便会执行此宏。3.单击按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，并按住“Ctrl”键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中（图11），即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的问题更改为“下班”。注意：如果不按下“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮，则单击按钮后，将执行“返回当前时间”的宏命令。4.确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中，单击“下班”按钮，然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮，将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效果如图12。四、记录出勤有了前面的制作，出勤的记录就非常简单了：只需点选待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可（图13）。当然如果是“事假”、“病假”等则需要直接输入。不过单击“上班”、“下班”按钮返回了很长一串数字，其实我们只需要诸如“13:30”这样的时间即可。因此，需要作如下设置：选中整个考勤记录区域，然后单击“格式”→“单元格”菜单项，在弹出来的“单元格格式”对话框中点选“数字”标签，在分类框中点选“时间”，在“类型”框中点选“13:30”，最后单击“确定”即可（图14）。接下来我们需要做的一件事情是：把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值。否则当公式被重新计算后，其结果将更改。具体操作方法如下：选中表中的所有数据单元格，单 击右键选择“复制”，点选“编辑”→“选择性粘贴”菜单项，在“选择性粘贴”对话框中选中“数值”项，然后单击“确定”按钮即可（图15）。五、月末统计一般来说，月末会是考勤员最忙的时候。为什么呢？因为他们需要对整月的考勤进行统计，但在本例中，只需要用简单的公式和函数，便能很容易进行月末统计，具体操作如下：1.在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行（图16）。2.单击单元格Z2，然后键入公式“=COUNTIF(C2:Y2,">830")”（这里假设上班时间为8:30），并按回车键，Z2单元格中便会出现“吴爱国”所有迟于8:30上班的工作日天数。同理在AA2单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:Y3,"<17:30”")”(假设下班时间为17:30)，并按回车键，AA2单元格中便会出现“吴爱国”所有早于17:30下班的工作日天数。3.单击AB2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:Y3,"事假")”，并按回车键确认，AB2单元格中便出现了“吴爱国”本月的事假次数。按照类似的方法在单元格AC2、AD2、AE2输入公式，公式的具体内容跟AB2中的类似，只需将“事假“改成相应的“年假”、“病假”、“产假”即可（图17）。这样“吴爱国”的本月考勤就统计完了。4.接下来其他人的统计就不用这么麻烦了，我们可以利用Excel的公式和相对引用功能，用拖拉的方法瞬间便能完成所有人的考勤统计。用鼠标框选Z2:AE2区域，将鼠标移到所选区域的右下角，等光标变成黑色的实心“十”字状时按住左键往下拖，直到最后一行（图18）。5.单击“工具”→“选项”菜单项，在弹出对话框中点选“重新计算”选项卡，并单击“重算活动工作表”按钮（图19）。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。注意：一般无法将所有员工整个月的考勤在一个屏幕中显示出来，这时我们就需要对窗口进行拆分和冻结。此例中可以将“姓名”、“日期”所在的列和行冻结起来，这样不管我们怎样移动滚动条，都能看到相应的姓名和日期（图20）。六、改进宏前面宏命令的实质就是向当前活动单元格中插入一个返回当前系统时间的公式。为了不让因重新计算而改变各单元格的数值，我们前面采用“复制”→“选择性粘贴”的方法，将公式结果转化成数值。其实，我们只要对宏命令稍加修改便能解决此问题，避免每次无聊的重复操作。具体修改步骤如下：1.单击“工具”→“宏”→“宏”，在弹出来的“宏”窗口中选择“返回当前时间”，然后单击“编辑”按钮（图21）。2.在弹出来的VB编程器窗口，我们可以看到“返回当前时间”宏的程序代码，将语句 “ActiveCell.FormulaR1C1="=NOW()"”改成“ActiveCell=NOW()”（图22），然后保存退出。这样，再单击“上班”、“下班”按钮，插入活动单元格中的就不再是“=NOW()”公式，而是具体的时间数值了（图23）。以后不管重算多少次，插入的数值绝不会随系统时间的变化改动一次。 人生中每一次对自己心灵的释惑，都是一种修行，都是一种成长。相信生命中的每一次磨砺，都会让自己的人生折射出异常的光芒，都会让自己的身心焕发出不一样的香味。我们常常用人生中的一些痛，换得人生的一份成熟与成长，用一些不可避免的遗憾，换取生命的一份美丽。在大风大雨，大风大浪，大悲大喜之后，沉淀出一份人生的淡然与淡泊，静好与安宁，深邃与宽厚，慈悲与欣然⋯⋯生活里的每个人，都是我们的一面镜子，你给别人什么，别人就会回待你什么。当你为一件事情不悦的时候，应该想想你给过人家怎样负面的情绪。世界上的幸福，没有一处不是来自用心经营和珍惜。当你一味的去挑剔指责别人的时候，有没有反思过自己是否做得尽善尽美呢？假如你的心太过自我，不懂得经营和善待，不懂得尊重他人的感受，那么你永远也不会获得真正的爱和幸福⋯⋯人生就像一场旅行，我们所行走的每一步都是在丰富生命的意义。我们一边穿越在陌生的吸引里，一边咀嚼回味着一抹远走光阴的旧味，一切都是不可预料，一切又似在预料之中。人生看的多了，走的多了，经历的多了，也就懂得多了。每一份深刻的感悟大多来自一个人深刻的经历。人生总有那么一两件重大的事情让你成熟和改变。这份错失，会让你反思自己，检讨自己，叩问自己，也让你意识到了自己真正的缺失，这或许就是一份痛苦的领悟吧！人生可以平平淡淡，亦可以异彩纷呈。相信只要自己的德馨足够善美，上天就会把最好的一切赐予你。予人快乐，收获快乐；予人幸福，收获幸福；予人真情，收获厚意。人生的一切往来皆有因果，生活只善待有心人⋯⋯假如你有一颗计较的心，你就会很难获得一份幸福。当一个人放下了自己内心的那份累心的奢求，你的心空就会变得更加蔚蓝干净。宽容，不仅是一种豁达的态度，更是一种心灵的品德，是一种处事的修行，宽容别人不是低矮了自己，而是释放了自己，升华了自己。你把世界宽待在心中，世界也同样装饰了你的一份美丽。当你简约、释然了自己的时候，你会发现另一份生命中的快乐。那快乐是发自一颗简单的心，那快乐是从心灵的草地里欢快的迸发出来，通过你温柔的眼眸和开心的笑声来传递。所以，心宽便心悦，你人生的天空是什么颜色，往往取决于你对人生的态度和对于自己情绪的驾驭⋯⋯世界上美好的东西那么多，有缘来到你的身旁，被你握到掌心的却又那么少。所以一切在的时候请学会珍惜，因为大多美丽的东西只会为你来过一次。你一不小心就会失落，无处找寻，增加了你人生的又一次遗憾⋯⋯过往，终是回不去的曾经。人总是在失去的时候才懂得珍惜，人总是在回味的时候才知道甜美。往事已矣，该放下的终归要放下，该忘记的一定要学会忘记。其实这个世界上什么都不是我们的，在人间，我们只是一场心灵的路过而已⋯⋯或许唯一属于过我们的，只是生命刹那的快乐与悲伤，以及自己一颗思索的灵魂⋯⋯ 站在时光的路口回望曾经，盘点每一份经历过的心情，人生有太多得不到的美好，有太多想不到的结局。终有一天，我们热望过的，贪念过的，彷徨过的，握紧过的，放手过的，都将化作尘埃随风飞去⋯⋯人生渺如尘埃，小如露珠，寻常如泥土，从不可知处而来，到不可知处而去。我们用灵魂结伴身体，走过这短暂的一朝一夕的寒暖，踏过流年的坎坷与花香，便是在世间真正的来过了。 '