业务部 职务说明书01-07 9页

'文件名称职务说明书文件编号BZ-3-YW-001版次A/0制定日期2005年3月1日所属部门业务部职务名称业务部经理直接上级副经理工作内容1．负责公司对外业务的洽谈、承接，积极开发和推出新的产品，拓展企业的业务联系和企业诚信；2．签订合同前核实生产单价和数量，并制定相关的《合同协议书》，与顾客协商相关条款更改事宜；3．合同签订后，下发《合同建议书》给部门业务计划员，要求其根据《合同建议书》制定《生产订单》、《生产制造说明书》并下发确认样品，及时将订单生产信息传至相关部门，并要求生产业务员定时填写《生产进度跟踪表》以及时了解和跟进合同生产进度；4．保持与技术部、生产部、质检部的紧密沟通，及时处理生产中出现各种对合同和制造说明不理解的情况及不良状况；5．督促生产部门按订单要求及时完成生产并在完成生产前最少七天内须与相关船务公司取得出货联系，及时通知工厂具体出货时间，按时完成出货；6．出货前，协助客户QC对进仓成品作出货前的最后品质检验工作，验货合格后才可放行合同货物，否则须填写《产品质量投诉报告书》要求生产部门即收回相关成品，并对其进行翻箱处理。翻箱工作完成并收到客户QC签名确认的验货合格报告书后才通知成品仓出货；7．出货完成后，负责与相关船务公司进行出货文件的校对、核实及签收，定时向客户汇报正确的出货资料并将正本文件、装箱单、正式发票在指定的时间内交到客户委托银行或直接寄到客户手中；8．协调处理顾客与公司之间的关系及矛盾；主动收集、传发顾客反馈意见及建议，填制《顾客投诉处理表》，组织督促各部门有针对性地采取整改措施；9．定期分发《顾客满意度调查表》，按《顾客管理程序》要求定期调查顾客对公司满意度；10.合理控制应收款项，每月定期制造《订单统计表》、《客户产品月份订单数量对比表》及资金回笼计划。工作权力1．对生产包装流程进行监控；2．对产品质量进行监督；3．对产品进行抽检及全检；4．督促生产部门按时出货；5．对顾客投诉进行处理及要求相关部门进行协调、改进。工作责任1．扩大公司业务范围,同客户保持良好的关系,积极维护公司的形象及信誉；2．与技术部及质检部加强联系，对各种产品及时进行质量检测并定期将产品送到质量检测部门进行抽检，努力改良产品生产过程中不良的工艺及相关技术指针，提高产品的质量信任及提升市场竞争力；3．严格控制业务开支，杜绝各种不必要的费用支出；任职资格要求1.具有商务、国际贸易相关专业大专以上学历（否则应有相应工作经验五年以上），同时英语须达到四级以上水平，能进行日常英语口语交流。2.熟悉各种办公软件的操作，并懂得用PHOTOSHOP进行图像处理，具有一定的网络知识；3.熟悉公司服务规范及质量标准；4.具有一定的判断、决策、应变及分析能力，能掌握一定的信息科学；5.个人要求进步，具有较强的上进心、求知欲和较强的团体合作精神；6.具有较强的社会活动能力，能在外界建立广泛的业务网络，能熟悉主要客户的基本状况，同客户保持良好关系。 文件名称职务说明书文件编号BZ-3-YW-002版次A/0制定日期2005年3月1日所属部门业务部职务名称成品仓管直接上级业务部经理工作内容1．务组下发的《生产订单》及《生产制造说明书》后，应及时认真校对，并将其与技术部下发的《生产通知令》进行校对，对有疑问的《生产订单》配码、《生产制造说明书》或《生产通知令》，应及时联系内务组及技术部进行更改、修正；2．认真、严格按《生产合同》内容签收生产部已完成的合同成品，并仔细填写《合同成品交接明细表》，确保成品内盒配码明细准确无误；3．根据内务组下发的《生产制造说明书》认真校对生产部所完成的各成品的外箱包装及相关唛头，如成品及包装需计算机码及外箱贴纸的，则需根据《计算机码及外箱贴纸明细》校对相应合同的成品包装是否符合要求，对有疑难的包装说明及不符合要求的成品包装，则需立即通知内务组、品检部和生产部重新进行校对，并及时协助相关责任部门进行修正；对符合要求的成品同意其进行归仓管理并认真填写《合同成品进仓明细表》；4．认真管理成品仓，须对合格成品及不合格成品进行严格的划分及标识，划分出货区及不良品区：校对无误的合格成品归入出货区；对不符合出货要求须进行包装修正的归入不良品区，填写《不良品修正建议书》及不良品一起在出货前及时交归生产部及品检部共同修正，修正后校对包装无误后才填写正式的《合同成品进仓明细表》，并将其归入成品出货区进行统一管理；5．对归出货区的成品按《生产合同》要求进行划分、区分，不同合同的归仓成品须分开置放，标识好出货品的合同号、商标、出货期，绝不能将两个不同合同编号的成品归于同一出货区，以避免混淆，造成出货失误；6．密切与生产部、品检部保持联系，在出货前最少三天内应对合同明细进行校对，协助内务组督促生产部对未完成或按未齐货的成品进行清点，按时按合同要求完成生产；同时，如在出货进仓过程中，如发现有短装或混装现象，须通知内务组和外务组，在得到客户或客户QC确认后才可出货，否则，应及时通知生产部及品检部按合同要求作出相应的重新处理直到符合《合同》要求为止，对符合《合同》要求，并对已符合出货要求的合同成品，应在合同出货期三天内及时通知外务组、内务组联系客户QC共同进行检货，并在收到QC或外务组的《验货合格书》后认真填写《合同成品出货明细单》，按内务组所发的《合同出货通知书》及《合同拖柜明细书》按时将相关合同货物装入指定的货柜车或货车中；出货完成后，须及时将货柜车的柜号、封柜号及装柜明细一并交给内务组，由其完成详细的《装箱明细表》，以备外务组可以随时调用通知客户具体的出货明细。工作权力1.协助内务组对生产部成品包装进行校对、管理；2.有权对不符合《合同》及《合同制造说明》的成品要求品检部及生产部按要求重新进行监督、修正。工作责任1.须具有强烈的责任心，认真校对、检查成品包装是否符合要求，杜绝不符合包装要求的成品进行出货区；2.填写《合同成品进仓明细表》、《不良品修正建议书》、《合同成品出货明细单》、《装箱明细表》。任职资格要求1.具有一定的企业管理水平，中专以上学历（否则应有仓管工作经验一年以上），懂英语者优先；2熟悉各种办公软件的操作，具有一定的仓管文化知识；3.具有一定的判断应变及分析能力，能掌握的一定科学信息；4.个人性格良好、诚恳；作风严谨；要求进步；具有较强的上进心和责任心、求知欲和较强的团体合作精神。 文件名称职务说明书文件编号BZ-3-YW-003版次A/0制定日期2005年3月1日所属部门业务部职务名称业务计划员直接上级业务部经理工作内容1.负责分别对月、季、年度的样板、生产数据作出一个合面的统计、评估：每月底前，要结合生产部提交的各生产数据表分门别类或综合性地对每个月的合同生产数进行月份统计，应分别制定《月份合同统计表》、《客户产品月份订单数量统计及对比表》，并积极配合外务组和内务组制定、填写《月份销售板统计表》、《月份确认板统计表》等资料。季度与年度的统计表则按以上说明，定时对各数据进行收集、划分和整理，以使各数据更加清晰、明朗；2.在月、季、年的各业务资料进行统计以后，负责协助业务经理分别对下一个月、季、年度的样板生产、合同生产作出一个合理的分析和计划：主要分别建立《月份合同生产计划表》、《季度合同生产计划表》、《年度合同生产计划表》以便上级部门可以及时了解公司的业务水平、生产状况，从而更好的对客户实力、鞋款销售及工厂的接单、生产能力进行综合评估及检讨，进而实现自我调整，以使公司向一个更良性的方向发展；3.负责对业务开支进行统计，按时向上级提交《业务部月开支明细表》，并对季度、年度业务开支数据进行统计，以严格控制开支，杜绝不必在的浪费。工作权力1.有权协助及本部内、外务组及生产部门按时提交各样品、生产数据，以便尽快更新各统计数据表，让上级或上级部门更及时、清楚地了解本公司及本部门的生产和业务状况；2.有权对与业务统计所需的各种公开资料进行查询、收集及整理。工作责任1.及时更新、完成各数据统计表并按时向上级部门提交相关资料及计划表；2.严守职业道德操守，不经上级或上级部门的同意，不得随意、未经批准就向任何人、任何部门、特别是公司外部透露本公司、本部门一些重要的数据和资料；对不同的数据要区分不同的保密等级进行妥善的保管；3.一切以数据说话。对数据统计要抱着无误、真实、有责任心的态度，不得歪曲事实，随意修改、捏造各种统计数据资料；4.在填写各数据统计表时，应诺保持页面的清楚、清晰；本部要求一般情况下，统计资料均应以打印的为好；5.严格控制业务开支，杜绝各种不必要的费用支出；任职资格要求1.具有商务、国际贸易相关专业大专以上学历（否则应有相应工作经验一年以上），同时英语须达到二级以上水平，懂英语；2.熟悉各种办公软件的操作，并懂得用PHOTOSHOP进行简单的图像处理，具有一定的办公室文化知识及网络知识；3.具有一定的判断应变及分析能力，能掌握的一定科学信息；4.个人性格良好、诚恳；作风严谨；要求进步；具有较强的上进心、求知欲和较强的团体合作精神。 文件名称职务说明书文件编号BZ-3-YW-004版次A/0制定日期2005年3月1日所属部门业务部职务名称外务组直接上级业务部经理工作内容1.客户销售及市场开发:协助业务经理处理对外客户业务,关注客户的需要及市场动向；根据市场和客户的需要积极、主动地开发、推广新的产品，从而达到拓展企业业务和诚信的目的；2.主动寻找、开拓市场，及时、准确地了解和记录客户的详细资料，并将其认真填写进《客户资料联系明细表》中；以便日后与客户的联系与沟通；3.在接触客户的过程中，及时处理客户要求：对于客户销售板来样或本公司的业务开发要求，要及时给予处理，认真填写《样板建议书》，向数据库管理员校对样板编号，并建立正式的《销售板单》；认真核实相关资料后，将其及时下发到技术部，协助技术部建立《样板指令单》，以落实销售样板的生产；4.在销售样制造过程中，积极配合技术部进行样板的生产；协助技术部订购各种商标、包装资料；对于新商标的包装，即使在没客户的正式要求下，仍要及时、主动地进行自我设计，并将设计图样尽快交给客人选择，以确保样板完成后将包装资料与样板一起完整地交付给客人，以供客人进行确认；同时，要及时地跟进样板进度，与客户保持密切地联系，要经常地向客户汇报相关样板生产进度，以让客户放心；5.销售样板完成后，要在数据库管理员的配合下，及时地将销售拍照留样，并尽快将所拍的样板正面图整理后交给客户确认，了解寄样信息；在客户确认寄样信息无误后，在数据管理员的协助下，将《样板资料卡》与包装资料置放在样鞋的相应位置上；寄件过程中并随寄一份由数据管理员填制的《销售板寄件明细表》，以便客户核对相关寄样；6.销售板寄出后，要协助业务经理将《样品报价单》及快递单号以邮件或传真的形式交给客户，以便客户进行样板跟踪和处理；同时，要在确认客户已收到寄样后，密切关注销售板的进展情况下，对于客户有修改，须重新安排样板生产的，要及时落实；对于客户已确认的样板，要加以注明和包装，交给样板仓管员登记存放入样板仓库中，加以妥善保管；7.在确认板确认并接受客人订单后，及时在完成《合同建议书》并将相关资料转交给内务组，以便内务组尽快建立正式的《生产订单》，并协同业务组、品检部全力跟进相关生产进度和品质检验；8.对待客户态度要诚恳，对客户不清楚的工艺问题，要耐心讲解，要虚心听取客人意见和建议；不管是样品或是生产完成出货后，都要在上级部门的指导下与客户及时展开相关的跟踪服务，建立《售后服务书》，及时收集客户的各种意见及建议；同时对于有客户投诉的样板或产品，要认真、实事求是地填写《产品质量投诉书》，并经业务经理确认后及时分发到内务组、品检部、技术部、生产部中去，查找出现产品质量问题的原因；查漏补缺，对于不良的技术立即加以改进、改良，并及时补救与客户的关系及在客户间的信誉，确认以后不会再犯同样的错误，在客户中确立良好的诚信。工作权力1．及时跟进样板或合同生产进度，及时对产品进行抽检，以确保产品与客户合同要求相符；对不合格的产品要及时通知内务组、品检部、技术部、生产部加入改进，坚决杜绝不良品流入客户及消费者手中；.2．与客人保持密切的联系，建立完善的客户联系机制，及时反馈客户的各种合理需要，对客人的投诉、意见及建议要及时处理，加改良、改进。工作责任1.迅速、准确地向各相关部门传达客户要求；积极配合各部门协调开展生产工作；2.做事严谨，严守职业道德操守：不得未经上级同意随意向任何人和任何外部公司泄露公司的客户资料，及各样品报价资料；3.严格控制业务开支，杜绝各种不必要的费用支出；任职资格要求1.具有商务、国际贸易相关专业大专以上学历（否则应有相应工作经验一年以上），熟悉粤语和普通话，同时英语须达到二级以上水平，具有良好的英语口语水平2.熟悉各种办公软件的操作，懂得用PHOTOSHOP进行的图像处理，具有一定的办公室文化知识3.具有一定的判断应变及分析能力，能掌握的一定科学信息；4.待人有礼貌、态度诚恳；性格开朗；要求进步、具有较强的上进心、求知欲和较强的团体合作精神。 文件名称职务说明书文件编号BZ-3-YW-005版次A/0制定日期2005年3月1日所属部门业务部职务名称内务组直接上级业务部经理工作内容1.订单的确立:在收到由业务经理下发的《合同建议书》后，须认真阅读《合同建议书》，并根据合同要求制定《生产订单》、《生产制造说明书》各一份；如有特殊计算机码及外箱贴纸说明的，要配备一份《计算机码及外箱贴纸明细说明》，同时下发由业务经理签名的确认样品一只给技术部（具体确认样品数量按实际生产要求进行），以作为技术部向生产部下发正式《生产通知令》以前的详细的客户合同指导说明；2.生产跟进:明确合同出货日期。根据现场的工作情况及时填写《生产进度跟踪表》，以跟进确认板的交接、物料仓进料、裁断开裁、车面针车、成型成品生产等各个时间段及生产状况，掌握正确的生产进度，随时向上级进行报告；3.按上级及合同中的相关要求及时地向各相关部门解释和传达合同中各种生产信息，以便各部门可以迅速、较准确地了解客户要求，从而协调生产，使生产顺利开展；4.需保持与技术部、生产部、质检部的紧密沟通，协助业务经理及时处理生产中出现对合同和制造说明不理解的情况及不良状况；及时协调品检部对各环节产品进行抽检，确保产品质量符合客户要求；5.生产过程中发现有与客户要求或合同要求不相符合的现象时，有权对其加以纠正；严重的，甚至可以加以阻止，及时汇报上级部门并等上级部门提出新的解决方案或向客人咨询确认后再按要求传达生产信息以督促方案的落实，实生产得以按合同出货时间顺利进行；6.发货船务：在生产过程中，须密切关注生产----出货时间并对其作出严谨的评估，督促生产部门按合同所签定的货期按时出货；须在合同所规定的出货期最少七天之内，协助业务经理与相关船公司取得出联系，及时提醒、通知生产部出货时间；在出货前最少二天之内，须再跟进相关生产进度，以确认合同货物可以按时顺利完成出货；如果生产过程中出现一些不为所预料的状况时，须尽快通知质检部、生产部对其进行检查、核实，并须向上级及时汇报详情，以使业务经理可以及时向客人提出《合同货期延期出货申请书》的申请，调整出货时间；同时，内务组需及时填写《出货更改通知书》，通知船公司、本公司生产部、质检部及成品仓相应更改货期，以便妥当安排相关的合同出货；7.出货前最少三天之内，协助业务经理通知客户QC（如无客户QC，则由业务部派出相关负责人）对已进入成品仓的货物进行检验。验货无误后经业务经理签名确认无误后才可放行货物按时出货；如在验货过程中，出现任何与合同或《生产制造说明》不相符合的地方，轻则可以经过品检部及业务经理确认后，经整理后放行货物；重者则须填写《产品质量投诉报告书》交给品检部检查并要求生产部对其进行翻箱处理。待检查工作完成后再通知客户QC或业务部负责人重检无误后并收到其签名确认的验货合格报告书，后方可出货。工作权力1.对《生产订单》及《生产制造说明》的落实进行全面的协调及跟进、督促合同顺利完成,按时出货.2.协调品检部对生产各环节中的质量进行监督及抽检工作的开展，确保产品与客户合同要求相符。工作责任1.迅速、准确地向各相关生产部门提供、传送合同生产资料信息，对各种不良的状况向上级及时反映、汇报，并对已提出解决方案的生产信息进行跟踪,及时跟进相关生产事宜;2.严格控制业务开支，杜绝各种不必要的费用支出；任职资格要求1.具有商务、国际贸易相关专业大专以上学历（否则应有相应工作经验一年以上），同时英语须达到二级以上水平；2.熟悉各种办公软件的操作，懂得用PHOTOSHOP进行简单的图像处理，具有一定的办公室文化知识3.具有一定的判断应变及分析能力，能掌握的一定科学信息；5.个人性格良好、要求进步，具有较强的上进心、求知欲和较强的团体合作精神。 文件名称职务说明书文件编号BZ-3-YW-006版次A/0制定日期2005年3月1日所属部门业务部职务名称成品仓管直接上级业务部经理工作内容1.对样品进行集中管理，对划分销售样品及确认样品进行明细标识；2.划分客户原样置放区或进行标识，填写《客户原样保管明细表》，以便区分客户原样及公司的制造样品，并在需要时提供给外务组进行原样及销样的校对；3.认真填写《销售样品明细卡》及《销售样品进仓明细表》，对进行样品仓的销售样品分类进行管理，如可分为常用的《登山/防水鞋类置放区》、《学生鞋类置放区》、《安全鞋类置放区》、《休闲鞋类置放区》，对少类或不常用类型或标识为《其它鞋类置放区》，以方便管理；4.认真填写《确认样品明细卡》及《确认样品明细进仓表》，明细标识确认样品所用的合同号及确认日期；对于确认样品，须确认《确认样品明细卡》背面空白处已由外务组对其进行确认签复，以便在合同生产时按要求分发技术部等生产部门；5.及时对不良样品及作废样品进行标识，并定时进行划区置放清理、销毁，杜绝不良品及作废样品被误认为正确样品或确认样品交给客户或相关生产部门；6.认真、严格地填写《销售/确认样品出仓明细表》，及时对各出仓样品明细、出仓用途、出仓期、取样人进行注明、登记，并得到业务经理签名同意后放行相关样品，同时要求提取人在出仓明细表上签名，杜绝无关人员随便样品，以防各样品流失、丢失；7.对借出或寄出后归还的样品，要及时《销售/确认样品进仓明细表》重新注明并同时在《销售/确认样品出仓明细表》中注销、说明，确保各样品的进出仓手续相对应；8.保管好各样品，定时对样品仓进行清洁、清理，以保证样品的各品质量完好，以备需用。工作权力1.协助外务组、内务组对原样鞋、销售样品、确认样品进行管理；。工作责任1.须具有强烈的责任心，严格按要求保管好种相关样品；2.认真填写《销售/确认样品明细卡》、《销售/确认样品进仓明细表》，做好各种相关手续。任职资格要求1.具有一定的企业管理水平，中专以上学历（否则应有仓管工作经验一年以上），懂英语者优先；2.熟悉各种办公软件的操作，具有一定的仓管文化知识；3.具有一定的判断应变及分析能力，能掌握的一定科学信息；4.个人性格良好、诚恳；作风严谨；要求进步；具有较强的上进心和责任心、求知欲和较强的团体合作精神。 文件名称职务说明书文件编号BZ-3-YW-007版次A/0制定日期2005年3月1日所属部门业务部职务名称数据库管理员直接上级业务部经理工作内容1.责协助业务经理进行有关技术标准、质量标准资料的收集及整理，并在业务经理确认后及时派发到相关部门中去，同时让各部门收件人在《文件签收表》上签名及注明收件日期；2.负责业务销售样板单的制造及派发工作，及时填写《样板款号编号明细表》、《销售样板单编号明细表》、《附件样板单编号明细表》、《销售样板单明细表》、《销售样板单生产进度表》及《销售样板单出货排期表》，及时跟踪各种销售样板的生产进度，督促技术部按时完成样板的制造工作；3.负责在销样生产过程中，协助技术部订购销样所需的商标及相关所需附件，制定《附件样板制造单》并及时联系供货商按时提供相关样板。样板完成后及时填写《附件制造及供货商联系资料明细表》、《供货商联系资料明细表》；4.负责在销售样完成后，及时拍照并将相关资料录入《样品档案数据库》，以便业务部的其它成员及技术部可以及时了解相关样品信息；5.在销售板交给客户前，需认真校对所完成的销售板是否与客户所需的样板资料及数量相符合，不符合的，需交技术部重新处理及重造样板；如校对无误后须填写《样板资料卡》、《销售板寄件明细表》，将一份放入寄件箱中一起交给客户，并同时准备一份寄件表和寄件箱中所有样板的正面图给业务经理，以便业务经理及时掌握样板寄件信息，并与客户进行相应的联系沟通；6.负责销售样板进出仓的管理。对所有入仓的样板均需挂上《样板资料卡》，须按要求及时登记各种销售样板的进出仓数量及相关情况，严格填写《销售样板进出仓明细表》，以控制销售样板的进出情况；7.及时对销售样板中的不良品进行处理，以避免其与正确的样板混淆，从而给部门的正常工作带来不必要的麻烦；8.负责业务部其它相关资料的收集及填写工作；工作权力1.对销售板的生产过程进行监促；2.督促技术部按质按时完成样板的制造工作；3.对销售板成品进行质量评估，有权要求技术部对不符合客户要求的样板进行重新处理甚至重做；4.有权对与业务有关的公开资料进行查询、收集及整理。工作责任1.保存、保护好各种业务资料，不能随便对外泄露公司各种样板信息及技术资料，严守业务资料员应有的职业道德操守，2.及时更新业务部的各种数据库及数据文件，以避免产生技术及相关资料上的混乱；3.与技术部加强联系和沟通，对各种样板及时进行校对及不良品的处理，对技术部所提出的修改建议及方案要及时上报业务经理，以便业务经理可以准确作出判断并向客人反馈相关信息，从而加强与客人的沟通；4.严格控制业务开支，杜绝各种不必要的费用支出；任职资格要求1.具有商务、国际贸易相关专业大专以上学历（否则应有相应工作经验一年以上），同时英语须达到二级以上水平，懂英语；2.熟悉各种办公软件的操作，并懂得用PHOTOSHOP进行图像处理，具有一定的办公室文化知识及网络知识；3.具有一定的判断应变及分析能力，能掌握的一定科学信息；5.个人要求进步，具有较强的上进心、求知欲和较强的团体合作精神。 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