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'大亚集团公司职务说明书制作交流新华信管理咨询2002年03月06日江苏丹阳 今日议程部门职责与职务说明书作用职务说明书制作方法介绍绩效考核培训职务说明书编写计划 大亚组织结构设计思路决策中心组织结构定岗定编职务说明决策模式部门职责流程描述控制点控制方案控制文件系统人员配置协调授权控制授权决策/协调链控制链 部门职责与职务说明书是实施人力资源战略的保证分析人力资源管理存在不足制定人力资源战略工作内容部门职责与职务说明书作用详细了解公司未来中长期发展战略，分析人力资源需求，就人力资源需求状况及趋势与有关部门负责人沟通就人力资源需求状况及趋势与有关部门负责人沟通便于人力资源部门对公司各部门、部门人力资源情况有整体上的了解了解公司人力资源现状 部门职责与职务说明书是实施人力资源战略的保证分析人力资源管理存在不足制定人力资源战略工作内容部门职责与职务说明书作用根据上年评估后的结果，综合分析整体人力资源差异，现有人员的状况，主要岗位的后备人选制订人力资源需求表列出对人力资源的需求便于人力资源部门详细了解各岗位员工与目标能力要求的差异了解公司人力资源现状 部门职责与职务说明书是实施人力资源战略的保证分析人力资源管理存在不足制定人力资源战略工作内容部门职责与职务说明书作用通过人力资源部门与业务部门的沟通，讨论形成未来半年到一年的人力资源计划，由各部门执笔完成人力资源部门对各部门计划进行汇总、分析在汇总调整基础上结合公司战略，形成整个公司的人力资源规划与计划便于人力资源部门在了解各部门职能、岗位需求的基础上制定战略了解公司人力资源现状 部门职责与职务说明书是人力资源管理工作实施开展的重要前提根据公司总体战略对人力资源的需要及公司日前情况确定未来公司人力资源的中长期战略及短期计划公司人力资源战略规划、年度计划了解公司各部门职能与发展规划员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划 部门职责与职务说明书是人力资源管理工作实施开展的重要前提根据人力资源战略与计划确定年度的招聘计划员工招聘的具体实施员工录用员工招聘计划符合要求的新员工了解公司组织结构调整与岗位职责变化员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划 部门职责与职务说明书是人力资源管理工作实施开展的重要前提对新招聘的员工进行教育与上岗前培训对在职员工进行经常性的培训与再培训各种培训班、再培训课程等了解各岗位工作职责与能力需要员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划 部门职责与职务说明书是人力资源管理工作实施开展的重要前提根据绩效考核流程设计合理的薪酬体系对员工进行绩效，决定奖惩考核制度薪酬体系与激励制度了解各岗位重要工作和该工作对公司发展的供现员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划 部门职责与职务说明书是人力资源管理工作实施开展的重要前提制订员工职业发展计划员工职业发展计划的实施员工的职业发展计划了解公司岗位层级与员工自身对发展的需求员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划 部门职责与职务说明书是人力资源部完善人力资源管理制度的基础员工考核部门职责与职务说明书是人力资源考核的前提，人力资源部应根据具体岗位工作内容与技术能要求制定关键考核指标体系薪酬体系人力资源部门根据各岗位相对工作的性质、技术繁简难易程度、工作负荷、责任大小等来建立完整的评价指标体系和评价标准，最终制定合理的薪酬体系部门职责与职务说明书 部门职责与职务说明书是人力资源部完善人力资源管理制度的基础激励制度由于部门职责与职务说明书明确了岗位工作职责，人力资源部可以在此基础上制定相应政策促使各岗位人员选择合理流向，也可以促使员工制定自我开发计划，筹划个人奋斗目标培训计划人力资源部门应根据部门职责与职务说明书中各岗位的技能要求集中制定员工的培训计划，有针对性地进行职务专业知识和实际技能的培训，最终提高员工胜任本岗位工作的能力部门职责与职务说明书 小组部门职责与职务说明书为清晰部门间工作流程奠定了基础部门一部门二岗位一岗位二部门间各岗位工作流程部门职责与职务说明书部门职责与职务说明书的制作过程就是进一步明晰部门间工作流程与部门内工作流程的过程部门职责与职务说明书中部门与小组职务可以使各岗位明确流程中相互之间关系部门职责与职务说明书为公司高层分析流程合理性提供了基础信息，为管理人员调整流程提供了基础信息小组岗位一岗位二 部门职责与职务说明书通过分解公司战略、细分部门职责，最终为公司进一步定岗、定编、定员提供基础员工小组部门公司在公司战略自上向下传递过程中,工作职责越来越细化,公司总的战略目标被层层分解部门职责与职务说明书通过综合考虑二方面获得公司定岗数通过综合考虑二方面获得岗位定编数根据岗位职务说明书确定岗位定员 部门职责与职务说明书包含五个层次部门小组岗位岗位岗位副总总经理组织结构图/机构岗位设置副总管理范围/职责部门职责/部门组织结构部门小组职责职务说明书 L体育用品有限公司人力资源/行政部人力资源组行政组秘书组质检部服装生产部鞋业技术部鞋业生产部供应部服装组鞋业组生产组工艺组综合计划组技术组成本核算组计划统计组现场管理组开发组计划统计组市场拓展组出口流程控制组生产定单组国际贸易部信息发展部开发中心销售部市场部财务会计部产品经理事业部SAP系统组零售MIS组行业信息分析组流程管理组OA系统组定单管理组产品设计组工艺组技术组销售组生产组市场推广组设计组资金管理组核算组管理会计组市场拓展管理组销售组客户管理组公共关系组市场调研组零售培训组整合传播组展示推广组专项产品经理组产品经理组组织结构图表明了公司、部门、小组之间的层级关系，是高层管理人员进行组织结构调整的依据 岗位设置图是了解分析各岗位名称与人员编制的基础，是分析各岗位工作饱满程度与新员工招聘计划制定的依据 副总作为高层管理人员，是指导与监督各部门正确开展工作的关键环节 部门作为具体的职能单位，是贯彻并完成公司战略的保证鞋业技术部技术推广员成本核算员模具技术员内勤4.5.2部门组织结构表明公司设置该部门的主要目的以及各部门负责事项通过部门职责的分解设立不同的小组，各小组完成相对完整的工作职能确定各小组具体工作职责，以便进一步确定小组内各岗位职责 今日议程部门职责与职务说明书作用职务说明书制作方法介绍绩效考核培训职务说明书编写计划 职务说明书是部门职责与职务说明书的重要组成部分新华信编写的职务说明书具有以下三个特点：体现管理层对未来公司发展的人才需求导向体现全员参与的特点，通过职务分析调查问卷的全员发放及人员抽样访谈有效促进李宁公司人力资源管理体系的建设通过使用简明、专业化的“结构型职务说明书”充分体现高成长性公司“动静结合”的人力资源管理特点 职务说明书是公司、副总、部门各级管理内容的具体表现岗位职责是该部门总体职责的细化，是指导部门内所有岗位员工努力完成部门任务的具体内容权限和责任是该岗位开展工作的前提条件，也是部门权限和责任在该岗位的分解与上中下级沟通表明该岗位在本部门系统中所处的位置关键考核指标表明公司对该岗位最关注的工作内容，它建立在部门考核指标基础上岗位资格与技能要求是能完成该岗位各项工作的最低要求职业发展是该岗位可以向本部门或其它部门晋升的职位 简明、专业化的语言是编写“结构型职务说明书”的重要准则责任：对...负责工作内容：动宾结构为主专业知识：精通、熟练掌握、掌握、熟悉、了解职业发展：调任、晋升举例四项： 职务说明书是相对静态的指导性文件，其内涵是动态发展的,体现人力资源管理“动静结合”的特点在一段时间内，职务说明书有一定的参考价值随着公司的发展壮大，职务说明书中工作内容、权限与责任是需要做出相应改变的职务说明书的结构可以是不变的职务说明书的标准用语可以是规范化的，不变的 职务说明书有助于解决公司高速成长中的梯队建设力度不够的问题晋升岗位轮换高速成长类公司的人力资源来源于公司外部和内部。内部人才的梯队建设将对公司的繁荣稳定起重要作用内部岗位轮换制度及晋升制度是梯队建设的必要支持职务说明书明确了员工可轮换及晋升的职位。 职务说明书有助于节省公司新进员工、其上级主管、培训专员的时间及精力挑选范围过宽候选人不理解工作内容面试周期长员工招聘员工入职培训员工在职训练缺乏职务说明书拥有职务说明书新员工困惑较多导师指导时间长培训专员受抱怨次数多挑选范围适度候选人误投次数减少面试周期短新员工经常询问该做什么上级指导时间长新员工工作错误较多新员工困惑较少导师指导时间短培训专员受抱怨次数少新员工询问怎么做，而不是做什么上级指导时间短新员工工作错误较少 职务说明书有助于解决李宁公司长期以来权责界定不清的问题举例一：质检经理李宁公司现状处理建议现任质检经理精通鞋业产品，主要负责鞋业产品质量检验，其职务说明书误将鞋业主管职能混入界定经理与主管的工作内容，明确质检主管工作内容及权责，本情况处理为质检经理（兼鞋业质检主管），对其考核参考经理和主管二份说明书举例二：财务协理财务协理职位设置考虑的因素有二：一是任职人员的软硬指标尚未达到经理标准；二是为可能合适的人选留下空缺。属于因人设岗明确财务经理工作内容与权责，现财务协理代行经理职责，待遇不变。设立主管职位，明确权限。根据新华信访谈记录 职务说明书有助于解决李宁公司高速成长中的梯队建设力度不够的问题晋升岗位轮换高速成长类公司的人力资源来源于公司外部和内部。内部人才的梯队建设将对公司的繁荣稳定起重要作用内部岗位轮换制度及晋升制度是梯队建设的必要支持职务说明书明确了员工可轮换及晋升的职位。 职务说明书有助于节省李宁公司新进员工、其上级主管、培训专员的时间及精力挑选范围过宽候选人不理解工作内容面试周期长员工招聘员工入职培训员工在职训练缺乏职务说明书拥有职务说明书新员工困惑较多导师指导时间长培训专员受抱怨次数多挑选范围适度候选人误投次数减少面试周期短新员工经常询问该做什么上级指导时间长新员工工作错误较多新员工困惑较少导师指导时间短培训专员受抱怨次数少新员工询问怎么做，而不是做什么上级指导时间短新员工工作错误较少根据新华信访谈记录 今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项 职务分析问卷系统（PAQ） 职务分析问卷系统(PAQ)是编写职务说明书的基础六大类内容六大评价尺度信息输入脑力劳动工作输出与其他人的关系工作环境其他使用程度对职务的重要性时间责任适用性其他PAQ揭示了组织、工作和人三者之间的相互关系 问卷内容简介1、信息输入：任职者在执行工作时从何处、如何获得信息。2、脑力劳动：该职务包括哪些推理、决策、计划和信息处理活动。3、工作输出：任职者执行工作时从事哪些体力活动，使用什么样的工具和装置。4、与其他人的关系：在执行工作时需要与其他人员发生何种关系。5、工作环境：任职者在何种物理环境和社会环境下工作。6、其他工作特征：与职务有关的其他活动、条件和特点等。 今日议题职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项 职务说明书样本 填写事项题头正文工作内容：不宜超过10项权限与责任：建议权、分配权、安排权、奖惩权、监督权、审核权等所受上级的指导：上级职务、指导方式所予下级的指导：指导对象及方式岗位资格要求：学历、工作经验岗位技能要求：技能与专业知识 题头需填写的信息说明职务名称指的是任职岗位的称谓，如信息发展部部门经理。职务编号的格式为李宁公司—部门—编号，如LN-FI-001：LN为李宁公司的英文缩写；FI为财务部门的英文缩写；编号中百位数0代表部门经理或其直接下属（不归属下辖小组），1，2，3分别代表不同小组，个十位数按照各组情况从组长开始依次排序。直属上级指的是在业务上给予直接指令的上级，如生产跟单员的直接上级是生产主管。所属部门指的是该职务员工工作关系隶属的部门，如质检员所属部门为质检部。工资级别为该职务聘用员工的工资级别范围，如部门经理为经理三级~一级。直接管理人数为直接向该职务汇报工作的员工人数，如信息发展部部门经理为6，原因是6个小组组长直接向其汇报工作。岗位目的指的是设置该岗位的最重要的原因，用一句话概括。 正文需填写事项说明工作内容填写该职务员工80%以上工作时间从事的具体工作。权限与责任规定该员工在何类事情上有何种权限及承担的相应责任。所受上级的指导需列明上级的职务及指导方式，指导方式可写沟通方式或以功能区分，如接受财务部经理口头与书面指导的或业务指导。关键绩效指标一栏由新华信公司组织填写。岗位资格要求一栏列明承担该职务者需具备的学历与工作经验，学历项可注明相关专业，如大学本科以上，服装工程相关专业。本说明书未特殊说明者均为包含关系，即大学本科以上=大学本科及以上。岗位技能要求一栏列明专业知识和能力两类，专业知识指的是对所从事工作职能及工作内容相关的知识，能力指的是从事该工作所必需的主要能力。职业发展针对中层及中层以下员工，列明可调动或晋升的主要职位。 职务说明书是相对静态的指导性文件，其内涵是动态发展的随着公司的发展壮大，职务说明书中工作内容、权限与责任是需要做出相应改变的在一段时间内，职务说明书有一定的参考价值职务说明书的结构可以是不变的职务说明书的标准用语可以是规范化的，不变的 规范化的语言是职务说明书编写的重要准则责任：对...负责工作内容：动宾结构为主专业知识：精通、熟练掌握、掌握、熟悉、了解职业发展：调任、晋升举例四项： 标准化的结构是“结构型职务说明书”的特点在以上几家公司里，我们应用了基本相同的结构，充分体现职务说明书结构标准化的特点。当然，新华信公司也乐于接受客户要求，根据具体情况做出相应调整。资料来源：新华信数据库 统一的编写流程是编写效率较高的主要原因发放问卷问卷整理人员访谈核实问题编写职务说明书李宁公司人力资源项目是李宁公司借外脑与练内功相结合的项目，在职务说明书编写阶段已充分体现这一特点。职务说明书编写流程基于李宁公司的特点，由新华信公司及李宁公司人力资源部共同组织控制。 问卷填写的完全性是职务说明书编写成功的保障成功之处：开发中心的员工能够积极认真地填写问卷。不足之处：大量问卷填写的工作内容不够详实，影响了职务说明书的完整性。设计开发中心服装主管服务主管鞋业主管产品设计组技术组面辅料组工艺组板师组制作组产品设计组技术组工艺组板师组制作组模具组电脑维护固定资产管理 职务说明书是部门职责与职务说明书的纲领性文件流程设计组织结构定岗定编明确部门职责职务说明书横向为职务资料体系，描述了岗位的主要工作信息工作规范/操作规程工作报告标准工作计划标准岗位培训教材公共职务资料纵向描述了信息沟通的层级'