行政办公室主任职务说明书 30页

'行政办公室主任职务说明书一、负责公司内部综合协调1、按公司领导或其他部门授权领导邀约，负责协调相关工作，牵头组织完成各部门之间需配合开展的工作任务；2、负责组织公司系统办公室工作情况的沟通，工作研讨，工作经验的总结、交流、推广、组织监督检查公司各项规章制度的执行情况；3、负责公司授权管理体系的制定和完善工作，并监督实施；（流程）：拟定制度-加强检查-收集建议-提高质量-员工满4、组织各部门的信息传递工作，保证信息沟通顺畅；5、积极配合好财务部做好固定资产管理工作，严格按资产的管理流程办理审批手续，杜绝因管理不善造成的固定资产损坏或者丢失等不良现象发生。6、公章使用管理规定。认真监督、管理公司印章的使用。（流程）：印鉴、证件编号-归档管理存放-使用部门申请-部门主管审核-经理审批签字-专管人员核对-借阅使用登记-按时归还存放7、采购物品审批流程。落实专人负责办公用品的登记、采购、发放；（流程）：部门申请-查看库存-请购计划单-经理审批-物品采购-检查验收-出入登记-月末盘存-帐物相符-监督检查8、财务报销制度。强化财务各项费用的报销制度，完善财务报销流程:经手人签字-财务审核-领导审批-报销领取并签字。9、认真学习公司的业务知识，配合业务，财务等部门工作。根据实际情况制定方案，落实好制定的工作计划，并认真组织实施。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 10、做好监督办公场所，楼道卫生间的清洁卫生。11、安保问题重点就是办公室的钥匙保管问题，以及同物业公司配合做好三防工作。12、执行上级交办任务；（流程）：接受上级交办任务-及时完成-保质保量-汇报结果。13、明确职责，分工合作，不断增强整合意识，努力提高工作效率，使行政办公室成为“坚持原则、又讲风格，服务周到、办事高效”的部门。14、日常事务处理；（流程）：当日工作计划-临时事务处理-则其轻重处理-注重实效结果-保证日常工作-提高服务意识。二、人事管理（一）人员招募：1、招募流程：人事专员收到部门人员申请增补单-拟定招募计划-招募职位名称及名额-资格条件限制-职位预算薪金-预定任用日期-通报稿或登报稿拟定-资料审核及办理日期-甄试方式及时辰安排含面谈主管安排-面谈地点安排-工作能力安排2、诉求：即将招募消息告诉大众及求职人（1）登报征求-拟定广告稿-发布广告稿；（2）同仁推荐-以公告或传达方式进行；3、应征信息处理；（1）诉求消息发出-收到应征资料-审核-筛选；（2）对应征合格者发出面试邀请-不合格的应征资料归档一个月后销毁；4、甄试：新进人员甄试分笔试和面谈（1）笔试：专业测验、领导能力测验（适用于管理人员）（2）面谈：由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 面谈时注意：要尽量使应征人员赶到情切、自然、轻松，了解自己所要获知的问题点及答案，了解自己要告诉对方的问题，将口试结果随时记录于“面谈记录表”；（3）如初次面谈不够周祥“发出复试通知”再次约谈；5、背景调查：经甄选合格初步核定的人选，视情况应做有效的调查；（限管理人员）6、结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，评定录用人员经总经理核准，行政部发出“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作；7、注意事项：应征资料的处理及背景调查时应征得应征者同意并做好相关保密工作；（二）任用：1、经核定录用人员，由行政部依据甄选报告单发给“报到通知单”请他于报到时携带以下资料：（1）填写公司新进职工录用表；（2）缴验学历证及身份证；（3）缴验近期单身正面半身半寸照片；（4）缴验体检合格证明；（5）缴验计划生育证明；2、新进人员于报到日，行政部应验收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资应暂扣发；3、行政部随后应亲切有礼的引导新进人员报到，逐项协助办理入职；（1）领取员工相关文具用品；（2）填写制考勤卡并解释使用；（3）领取办公桌钥匙；（4）引导参观介绍各部门同事及安排职前相关管理制度；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus （1）行政部应引导新进人员向部门主管报到；4、人员报到完毕后应办理下列事项：（1）填写人员异动记录表；（2）更新员工联系方式；5、收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案；（三）试用：1、原则上新进员工的试用期为三个月，期满合格者办理正式手续才正式录用，个别试用成绩突出者可提前转正，行政部每月初发出单月转正人员考核表，由被考核人填写工作考核后，由部门主管，行政主管和总经理考核确认。转正后的员工由部门主管和人力资源部审批后可签订劳工合同；2、行政部根据考核表发给“试用期满通知”3、行政部发出“试用期满通知”后，根据批示分别办理下列事项：（1）试用不合格者另发给通知单；（2）调（升）职者由行政部办理异动作业；（3）薪资变更者由行政部办理调薪；4、前几条办理完毕后，考核表应归入个人档案中；5、新进人员在试用过程中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人员异动申请单，报请权限主管核定停止试用；（四）异动：1、晋升及降级由申请人填写“人事异动申请表”及办理临时考核，转行政部签注意见后，呈总经理核定；2、未批准的升、降、调申请单退回申请部门，经批准的申请单则由行政部依据发布“maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 人事异动通知”副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。行政部应立即变更薪资名册；3、经批准异动后，涉及调整薪资者，行政部应根据人事变动申请单批示，填制“薪资调整通知单”办理调薪。（五）培训：1、职前培训：新人报道后，行政部应办理以下职前培训：（1）介绍公司历史背景、经营方针、工作环境；（2）简介各部门组织、职责、工作状况；（3）相关人事管理制度及注意事项；（4）介绍各部门办公室及主管；2、在职培训：（1）行政部于年度开始，依所需培训目标、对象、课程、教材、预算，拟定培训计划；（2）行政部于培训期间，应严予考核；（3）相关人员接受培训后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依据；3、专业培训：（1）专业知识，视必要可办理专案培训；（2）搜集专业报告或讲座材料，印发给每位员工；（3）各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种专业讲座、观摩、训练；（六）辞职：1、正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职，应于一个月前想公司提交辞职申请书，由部门主管及行政主管签具意见后，呈公司经理核准，在转回行政部，行政部凭此办理停薪手续；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1、行政部依据辞职申请书发给“离职通知单”通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上办理事项，逐项办理移交，办理完毕后由行政部审核无误后，并签署意见后计单月薪资；2、行政部根据离职通知单于当日即办理一下事项：（1）登记于人员移动记录表内；（2）注销行政部控制的人员状况表内；（3）登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存于离职档案袋；4、行政部视情况约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，以作为人事流动率参考；（七）移交：1、各级主管人员及业务人员因故离职时，应将所负责的公务及经办事务逐件列举清单，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书；2、移交时应造轻蹙目录如下：（1）印章截记清册；（2）所属人员薪资单册；（3）未办或未了重要事件目录；（4）保管文卷目录；（5）职责事务目录；（6）上级指定专案移交事项清册；三、绩效考核管理（一）请假：1、maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 员工因故请假，应向行政部领取请假单，依权限逐级呈核，在转回行政部登记于考勤卡上；1、正常休假应参照人事管理规章制度办理；（二）考勤：1、各部门主管应于每月末提前三天将本月考勤表送至行政部备查；2、员工因加班、请假，应先至行政部领取“加班单、请假单”经权限主管核准后，转行政部登记备查；3、员工因公于上班中外出，应填写“外出登记表”送部门主管核准后，送行政部登记备查；4、因公未打卡，应通知行政部呈上级主管核签；5、下班忘记打卡，可由本人住直属主管或行政部签证，若未签卡者一律按旷工论；（每月不准超过三次）6、行政部于每日检查考勤卡，遇异常状况或违章事情，应即主动签办，并与主管部门联络；7、员工出勤情况，行政部应于每月终了后，编制“加班、请假”一式两份，一份由本部门留底合计薪资加扣，一份交给各部门公布，限三日内接受更正申请；8、行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表（印于个人资料卡中），逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废；9、每一年终了，行政部应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休年假人员；10、每一年度终了后，行政部应即调查编制次年度享有年休假人员名单，予以造册呈准后予以公布实施；11、有关考勤作业，请参照“人事管理规章”有关规定办理；（三）出差：1、出差作业，应参照财务部“出差管理办法及制度”办理；（四）奖惩：maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1、员工遇到功过奖惩时，可由建议人填报“奖惩建议申请单”先由行政部签注意见后，呈上级领导核定；2、行政部根据核准奖惩建议申请单发布“奖惩通知单”副本抄送本人部门及本人，另一份留底本部门月底加扣薪资；3、行政部应按月将人事奖惩通知单登陆于个人资料卡内；4、奖惩作业应参照“奖惩管理制度”办理；（五）考核：考核分年中、年终、试用期考核、临时考核四种；1、年中、年终考核：全年度分两次考核上半年（1月1日至6月30日）、下半年考核（7月1日至12月30日）各考核一次，具体程序按照各部门管理制度执行；2、试用期考核：员工试用期三个月，由试用部门主管负责考核，并报公司分管领导审核，期满考核合格者，填具“试用人员考核表”报领导批准后转正；3、临时考核：为申请升降职，应附办理临时考绩，以做上级批示决策参考依据；（1）、考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录；（2）、考绩作业应参照“考绩管理制度”办理；（六）薪资：1、每月1日前各部门应把新进员工工资档案交至行政部，行政部应于每月5日前整理上月到职的新进人员，将核准工资登录于“薪资名册”并依据工资标准核算工资；2、行政部于每月25日整理本月涉及调薪的人事异动申请单及考核表，经相关部门主管审批，经核准后登记于薪资名册，并依据核准薪资标准核算工资；3、maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 经批准离职员工，行政部应据此填制薪资通知单办理停薪，由行政主管审核签章，登陆于薪资名册后次月计算工资；1、核薪与调薪案件于归档前，应登陆于个人资料中；2、每月10日前将上月工资表核算完毕，经财务部主管、出纳、总经理审核后连同相关人事月报表交由公司领导审批；3、每月15日发放上月工资（公司开除、辞退行政人员者应当月结算工资，辞职者应在每月15日结算工资，销售人员涉及提成、奖金必须15日结算工资）（七）员工保险1、人员于报到日时，由行政部登记办理投加保，生效日以到职日为准；2、人员于退职日当天，行政部应即办理退保；3、投保薪资因调整薪资或其他因素变动时，应由行政部填报“投保薪资调整单”4、行政部应每月统计列册个人负担保费，核算当月工资时从薪资内扣缴；5、每月月底核对社保缴费明细，如有误及时与社保局核对；四、档案管理（一）管理部门1、行政部为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。2、文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政部门主管同意后妥为保存，行政部影本归档，原稿用毕后仍应送行政部归档并换回影本。（二）文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 2、文件如经抽存者，应有行政部门主管及档案专管的签认。3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。（三）文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。（四）档案分类1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5、档号表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。（五）档案名称及编号1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。(六)档号编定1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。（七）归档与档案清理1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。1、采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。（八）保存期限2、文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1.永久保存：(1)公司章程；(2)组织规程及办事细则；(3)董事会及股东会纪录；(4)财务报表；（5)各类合同；(6)不动产所有权状及其他债权凭证；(7)其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4、1年保存：结案后无长期保存必要者。5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。（九）档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向部门主管报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。（十）档案借阅、归还1、档案一般仅供在档案室阅看、立卷的文件、资料可外借。2、凡需外借档案者，需要填写档案借阅单，并注明归还日期，若属机密文件，需经逐级申报后方能借阅，并在规定期限内归还。3、如特殊情况借阅期限不得超过一周，到期归还，如需再借，应办理续借手续。（十一）根据公司发展需要，不断完善档案管理制度。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 五、仓库管理（一）、商品入库　1、采购部下定单时应该认真审核库存数量，做到以销定进。2、采购部审核订单时，应根据公司实际情况，核定进货数，杜绝出现库存积压，滞销等情况。3、订单录入后，采购部通知供货商送货时间，并及时通知仓库。4、当商品从厂家运抵至仓库时，收货员必须严格认真检查商品外包装是否完好，若出现破损、是原装短少、邻近效期等情况。收货人必须拒绝收货，并及时上报采购部；若因收货员未及时对商品进行检查，出现的破损，原装短少、邻近效期，所造成的经济损失由该库管员承担。5、确定商品外包装完好后，库管员员必须依照相关单据：订单、随货同行联，对进货商品品名、数量、规格、金额、单价、效期进行核实，核实正确后方可入库保管；若单据与商品实物不相符，应及时上报采购部；若进货商品未经核对入库，造成的货、单不相符，由该收货人承担因此造成的损失。6、入库商品在搬运过程中，应按照商品外包装上的标识进行搬运；在堆码时，应按照仓库堆放距离要求、先进先出的原则进行。若未按规定进行操作，因此造成的商品损坏由收货人承担。7、入库商品明细必须由收货员和仓库管理员核对签字认可，做到帐、货相符。商品验收无误后，仓库管理员依据验收单及时记账，详细记录商品的名称、数量、规格、入库时间、单证号码、验收情况、存货单位等，做到帐、货相符。若不按照该制度执行验收造成的经济损失由仓库管理员承担。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 8、按收货流程进行单据流转时，每个环节不得超出一个工作日.(二)、商品出库1、业务部开具出库单或调拨单，或者采购部开具退货单。单据上应该注明产地、规格、数量等。　　2、仓库收到以上单据后，在对出库商品进行实物明细点验时，必须认真清点核对准确、无误，方可签字认可出库，否则造成的经济损失，由当事人承担。3、出库要分清实物负责人和承运者的责任，在商品出库时双方应认真清点核对出库商品的品名、数量、规格等以及外包装完好情况，办清交接手续。若出库后发生货损等情况责任由承运者承担.4、商品出库后仓库管理员在当日根据正式出库凭证销账并清点货品结余数，做到账货相符.5、按出货流程进行单据流转时，每个环节不得超出一个工作日。(三)、仓储管理制度1、商品堆码要科学、标准、符合安全第一、进出方便、节约仓容的原则。仓间的面积要合理规划，干道，支道要画线，垛位标志要明显，要编顺序号。2、合理安排货位，商品分类存放。商品入库验收后，要根据商品的性能、特点和保管要求，安排适宜的存储场所，做到分区、分库、分类存放和管理。3、在同一仓间存放的商品，必须性能不抵触，养护措施一致，灭火方法相同。严禁互相抵触、污染、串味的商品、养护措施和灭火方法不同的商品存放在一起。仓库不能存放危险品、毒品和放射性商品。4、入库商品进行验收、建仓库明细账、效期管理账及分类管理。5、经常检查商品，存放时间长、已损坏的商品要及时上报相关部门进行处理。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 6、商品进库及出库时间必须遵循先进先出的原则，否则造成过期等经济损失，必须由仓库管理员承担。7、仓库中存放的商品还应注意防火、防盗、防潮、防鼠等工作，否则造成的经济损失必须由责任人承担。(四)、商品借出管理流程1、因工作需要或结算等特殊原因，需向仓库借出商品时，必须由经手人写出借货申请，明确归还或结算时间后，并经业务部经理签字认可方可借出。2、仓库管理员接到申请后，清点核实所借商品的品名、数量、规格、单价、金额等相关内容，并与借货人签字认可货物正确及完好，方可借出。仓库管理员必须根据借货申请表在账面上进行备注。3、借出的货品必须在约定时间内归还或结算。1、借出的货品不得跨月结算或归还。5、货物归还时，仓库管理员必须根据借货申请表对所借出商品进行清点和核查，若与借货明细相符且商品无损坏方能入库销账，若发生商品短少或损坏，则由借货方按照相关规定进行赔偿。(五）、仓库管理工作流程成品进仓管理流程：1、仓库根据已审核《采购订单》内容准备成品收货。2、maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 厂家送货到达后，厂家提供《送货清单》给收货仓管员，《送货清单》应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经手人签名、货品的名称、规格、数量、采购订单号。收货仓管员将《送货清单》和对应的《采购订单》相核对。相核不符者拒收。相符者仓管员以《送货清单》和《采购订单》验收货品，收货量大于定购量时，仓库主管要通过营销部同意和取得营销部有权人的书面通知后才能超量收货。1、仓管员收货无误后，在《送货清单》上签收，并加盖收货专用章，一联自留，一联交对方。4、仓管员在电脑上开具《采购单》，并由仓库主管审核生效。将《采购单》打印一式三联，经仓库主管和仓管员签字加盖收货专用章后，第一联存根自留，第二联财务联连同送货单位的《送货清单》交财务，第三联对方联同时交财务。5、返修品回仓，以对应的《采购退货单》为依据收货，仓管员核实货单无误后在电脑上开具《采购退返单》，注明原《采购退货单》号，并经仓库主管审核生效。（六）成品出仓管理流程1、仓库主管根据营销部传来的《销售订单》备货并作好记载，将配好之货品清单交质检部验货。质检部将合格成品装箱并在电脑上填制《装箱单》，审核装箱单。在每个包装箱内放置一张装箱单。包装好的成品分类放到相应的仓库存放区域。2、质检部将《装箱单》汇总导出为未审核《销售单》，等待营销部总监审核发货。3、仓管员根据客户持有的已盖章《销售单》和电脑里对应的《出仓单》发货。打印《出仓单》一式二份，由仓管员、仓库主管和客户签字，一份交客户，一份仓库自留。（七）商品进仓出仓规则1、商品进仓前准备业务部通知仓库，仓库了解并掌握厂家到货时间等有关资料，安排收货人员，安排商品摆放的地方2、商品进仓安排maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 仓管员凭送货清单核对商品点数进仓。按公司规定：六大类验货进仓标准。凡外包装有破损的商品，必须开包验收，易碎品重点检查，其它商品可以收样检查，并且仓管员指示并协助搬运工按已定的位置反商品逐一摆放好。3、商品出仓安排仓管员联系配送部门，接收有关商品出仓资料，安排人员出仓，做好商品出仓准备工作。4、商品出仓仓管员根据出仓单等有关单据，逐一核对实物点数商品出仓，分开各地摆放商品，不准乱摆乱放商品5、仓库记帐商品进出仓后仓管员必须马上记帐。（包括实物数的核对）6、有进出仓库的单据，都必须有有关责任人的签名，没有责任人的单据无效（七）盘点1、日盘点：对有动态的货物（也就是有收或发的货物）即刻盘点，如收发货点错数，可及时纠正错误；2、周盘点：对容易出错的货、日盘点来不及的货，每周要重点盘一次，保证帐物相符；3、月盘点：每月必须对仓库所有物品全部盘点一次，对有盘盈亏的要进行分析，对账，查出原因。4、每月盘点后要打印报表台账交财务，要打印盘点表报盈亏情况；5、盈亏要有备注说明，盘点报表经财务部同意后才能调账：6、对每月的单据分类按日期装订成册，并将报表、凭证归档保管；7、接受领导、财务人员、安全部门的检查；8、每月配合财务部人员接受盘点抽查，做到账、物相符；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 六、车辆后勤管理（一）车辆调度1、本着“方便管理、节约开支、提高效率”的原则，车辆由公司主管领导指派专人人管理，由行政部门调度。2、车辆原则上要保证工作专用，未经公司主管允许不能外借。公司各部门工作人员用车需与后勤主管部门说明派遣原因，并说明往返时间及目的地。3、车辆执行公务后，一律回单位停放。未经批准不得在外过夜，否则产生的一切后果由驾驶人员承担全部责任。4、双休日、节假日车辆一律入库，未经主管领导同意，任何人不得私自动用车辆。（二）车辆维护1、严格按车辆维护规定进行保养、检修，确保安全行车。2、车辆实行定点维修。3、车辆需维修、保养必须提前向后勤管理部门申请，到指定修理厂维修。驾驶员必须说明维修项目、维修费用等。公司财务负责人核查后确需维修更换零配件的，必须填写《车辆送修单》，并经主管领导签字同意方可维修更换。车辆若在维修过程中遇到超出《车辆送修单》范围的，应及时报告并补办手续。4、外出车辆在途中或异地发生故障等特殊情况下需维修或更换零配件的，应及时情况汇报后勤管理部门，经主管领导同意后方可进行维修。5、车辆维修完毕，驾驶员经检验、试车后，应及时在《车辆送修单》上签名。财务凭《车辆送修单》按财务有关规定与维修厂家按期结算。（三）车辆用油1、车辆用油根据公务事由、市内办公用车分别确定油耗标准。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 2、车辆燃油实行定点加油，加油站实行对车号加油，并由驾驶员如实经办签字，统一结算，加油发票按规定审批后到财务报销。（四）车辆保险车辆购买相应保险险种，并实行定点投保（定点保险公司）。七、接待组织管理（一）、总则对外接待是公司行政事物和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。（二）、对外接待范围本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。接待的对象分为内宾和外宾。（三）、对外接待部门公司行政部为公司负责接待的职能部门。遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。（四）、对外接待原则接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。平等原则；对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。对口原则；各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。节约原则；内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus ，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。周到原则；接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。保密原则；不定期向来宾介绍情况，注意保守公司、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。（五）、接待规格的确定（六）高规格接待，陪客要比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽谈商重要事宜、下属企业领导来访汇报等情况。对等接待。适用于一般性接待活动。低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。（六）、接待礼仪1．见面：原则为主动、热情、礼貌。2．接待：主动起迎，问明来意。3．安排交谈地点：（1）根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈。（2）比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间。（3）切记让客人久侯而无人问津。（4）客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。（七）、引见首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。引见顺序：（1）把身份放低、年龄轻的人介绍给年龄身份高、年纪大的。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus （2）按职务高低，依次介绍来客。（3）职务相同，先介绍年纪大的。领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。（八）、行路（1）陪同客人行路，请客人行于自己右侧。（2）乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门。（3）自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。（九）、其他（1）穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度。（2）主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。（3）尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。（4）因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式道歉。（十）、接待内容和程序1．接待内宾。（1）接受任务。弄清说接待客户的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。（2）布置接待。提出接待意见：接待部门、员工、规格、方式、安排、费用预算，并报上级批准。（3）迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。（4）看望、商议日程。来宾住下后，公司有关员工前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus （5）安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。（6）组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。（7）送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。(8)小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。2．接待外宾。接待内容与程序与接待内宾基本相同，主要内容和注意点为：（1）迎送。安排迎送陪同人员和译员，要有与外边身份相当的对口、对等人员迎送。对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有茶水饮料。（2）会见会谈。会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。我方人员应提前到达，并在门口迎送。对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位拉。会见的座位排列：外宾在右边，我方人员在左边。团长安排在我方交谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus （1）宴请。有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐等类别。举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。（4）文艺晚会。根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。（5）参观游览。根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排份相当的陪同人员和解说员、导游。3．住宿安排流程。招待对象-标准-审批权限-总经理审批（十一）、附则（十二）涉及重大接待活动，需行政部门会同公司领导协调执行。八、外事处理（一）、负责主持建立和维护公司与外部相关单位的合作关系；（二）、负责公司相关证件的到期更换；1、组织机构代码证到期更换；2、医疗器械经营许可证到期更换；3、公司营业执照（正本、副本）的年审；4、税务登记证（国税、地税）；5、关注产品注册证到期与厂家联系更换新证，并与公司往来客户联系更换新证存档；（三）、员工相关保险的购买1、对新进员工的保险及时购买；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1、针对离职人员办理相关保险停买手续；3、月底核对员工保险缴费明细，如有误及时与社保局核对；（四）、积极完成领导临时交办的任务1、市区内办事及临时出差；2、公司临时状况的应对给出意见并及时处理九、招投标管理（一）标前准备1、联系供应商搜集产品资料及参数；2、通知投标部门做好标前准备；（二）标书购买1、招标公示后到指定招标公司购买标书；2、根据标书要求组织各部门准备制作标书所需材料；3、标书买回后从头到尾熟读一遍，确定招标日期、招标项目、参数及招标价格等；4、及时向财务提交支付招标保证金（二）、标书制作1、组织各部门积极提供标书所需材料配合行政部制作标书；2、及时处理标书制作过程中所需材料的收集和采纳；3、牵头做好标书的编制和检查工作；4、检查完毕后准备封标；（三）、中标后1、了解招标进程2、领取中标通知书maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1、根据中标通知书与合作方签订合作协议；2、根据客户要求在规定日期内完成合同签订及货物发放；十、文件撰写文件撰写为规范公司各类文件的撰写和抄送规格，建立规范化、高效化地文件资料管理体系，为规范档案管理做好基础工作，应做好以下管理规范： （一）文件格式：1、标题：宋体二号字，内容：仿宋，3号；2、行间距：1.5倍；3、页面设置：上下页边距2.5厘米，左右页边距3厘米； 4、页码：首页显示，居中；(二)文体类A、计划类 包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等；B、总结类 包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实情况总结、培训情况总结等；C、通知、告知类 包括各类通知、通报、表扬等；D、制度、规范类包括各级别管理制度、规范、明细、标准参照表等； E、公示类 包括绩效考评公示、评优选先公示等；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus （三）接受任务请示：了解领导意图，接受领导交予的任务；(四)起草文件1、经过构思，认真思考，阅读大量相关材料根据领导指示起草文件；2、起草完的文件反复核查后交由领导审核；十一、会务会议组织流程;确定会议主题-安排会议日程-确定参会人选-安排会议场所-发布会议信息-确定参加-准备参会材料-主持会议-形成决议-整理会议记录-审批-下发会议纪要-执行-信息存档；（一）会议组织工作1、会议分为：大、中、小；2、大型会议一般较少，以年终总结会议为代表；3、中型会议以竞岗，办公会议等为主；4、小型会议最多，以领导班子会议为主；（二）通知1、会议时间：每周一2、会议地点：公司内部会议室3、会议主持：总经理或其他人4、会议记录：文秘5、参会人员：部门经理6、缺席人员：7、会议主题：各部门工作协调maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus （三）会议议程1、主持人检查人员到会情况，宣布会议开始；2、公司重大事件宣布，如没有直接进入会议主题；3、部门汇报上周工作，本周工作计划；4、副总经理解答及工作计划安排；5、各部门发言全部完成后，总经理评价；6、总经理的工作计划安排；7、相关部门对总经理的安排提出异议，解决；8、会议的其他事项；9、会议结束；注：发言顺序：库房-销售部-行政部-财务部-副总-总经理会后：各部门按工作计划实施，行政部负责督办；（四）大型会议1、会前通知和反馈，一般大型会议都是以书面形式通知；2、内容包括：参会时间、地点、参会人员，会议内容、要求（笔记）等；3、准备会议的材料：准备接待处，一般在进场入门处；会议日程安排表；铅笔和纸（可以摆放在会议桌上也可随礼品一同给参会代表）；签到表；横幅(会议提要，大约会前3-5天制作)maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1、会议日程：1、主持人；2、讲话人；3、发言人是谁；4、颁奖人是谁；以书面形式排列清楚；如对主持人有特别要求（如公司领导的特殊要求）也可以委托讲话人：总经理或其他分管领导主持；另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、审核、修改、再上报，一直到最后确认，必须我们什么什么，特别是年会，大会。2、排查内容：1、排查内容，2、仪容要求，3、声音，4、是否能；3、选好后在召集所有发言人开会，提出要求，干什么，什么事，代表谁发言；4、、重要会议要提出每次全体会议席次图、主席台席次图;如有全体合影，需提出第一排席次图和全体人员席次图;如有正式宴请，需准备餐桌座签，拟定分桌人员名单;根据需要，确定是否安排清真席。（四）会场布置1、会标（一定要体现出本次会议的内容）2、主席台的安排，谁？几个人？怎么安排？是否需要铭牌,会场的卫生、椅子、凳子是否够用？3、给与会代表的资料提前摆放在桌子相应的位置；4、悬挂横幅；5、非常重要的会议，请速记员；6、国际性会议，准备同音翻译；7、要求参会者提前十分钟入场；（五）会议中1、安排人员负责，全程关闭门窗；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1、动作要轻、慢、柔、避免快、重；2、给主席台上公司领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），如有重要领导在场，应先给领导加；3、主持人要避免少走动，如有特别急的事情，可以通过写纸条的形式来传递；5、安排好会议期间的代表就餐。（四）会议后1、会议结束后，及时召开会务工作总结会，由会议秘书主持，各会务小组正副组长和有关人员参加，交流情况，表扬先进，提出善后要求。2、材料宣传组在会议结束后一个月内负责收齐与会议有关的各种文件材料和各种录音、摄影、录像等全套资料，交档案室登记归档。(八)材料宣传组职责1、起草会议方案，制发会议通知，列出会议印发材料清单。2、文件、领导讲话稿的修改和主持词的起草等工作。3、审核大会发言材料。4、起草新闻通稿5、提出会议材料印制规格，负责送印、分装、分发。6、邀请对会议进行采访的媒体记者，并做好有关配合工作。7、会同会务组、后勤组为记者采访提供必要的条件，包括会议材料、新闻通稿、食宿安排、车辆保障等；1、按照会议宣传计划督促落实会议期间和会议之后的宣传工作。2、负责对各种公开发表的文字、声像的审核把关和收集整理，（九）后勤组职责maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 1、提前联系并落实与会人员的住房和会议期间的就餐安排。2、会前对会议所有活动场所的内部设施、外部环境等进行一次细致的安全检查，发现问题及时解决，3、按照有关规定，做好会议活动场所的安全保卫工作，重要领导同志出席会议或有重大活动时，根据需要制定保卫工作具体方4、会议期间，设立能够进行急救和处理一般性、常见性疾病的医疗室，并24小时值班。5、会议期间，根据需要安排专人负责飞机票、车票订票工作，直到外地与会人员全部离开驻地。6、根据需要做好会议代表的接送站工作，直到外地与会人员全部离开会议驻地。(十)现场组职责1、制定参观方案。2、布置参观现场。3、确定参观往返线路和时间，安排参观车辆，编印参观指南。4、起草解说词，培训解说员。5、搞好现场引导和服务。(十一)表彰组职责1、制定表彰方案。2、制作奖牌、荣誉证书。3、安排领奖次序和演练，组织现场颁奖。4、联系庆典公司安排有关礼仪事宜。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus'