采购科长职务说明书 6页

'有限公司文件编号版本/次文件名称岗位说明书部门采购科姓名陈军辉职务科长主管领导吴总工作内容标准要求1、协助副总拟定部门各项管理规章制度2、培训、落实、执行、考核本部门人员各项管理规章3、拟定年、月物料采购预算4、制订供应商管理办法5、认识熟悉产品的结构、材质、技术要求、品质状况等相关特性6、自行估价、询价、报价、比价、议价及核准考核组员提报的相关供应商价格1.1制订、修订采购流程及相关作业规范；1.2制订、修订本部门的绩效考核制度。2.1培训采购流程及相关操作规范书；2.2培训、宣导、督导、考核公司及本部门的相关管理规章及绩效考核。3.1每年十二月份根据销售预测、生产计划做年度物料采购资金预算；3.2每月28号之前根据预月销售计划和生产月总计划做出月度物料采购资金预算；3.3每季度末根据季度销售额、下季的销售计划调整下季的物料采购资金预算。4.1根据市场产品需求时寻找开发供应商；4.2调查、评估、评审供应商的相关内容；4.3整理、建档合格供应商的相关资料；4.4供应商的交期、价格、品质、配合度等相关事宜的考核，反馈相关部门；4.5根据考核结果对有问题的供应商进行辅导；5.1通过技术科、品质等部门提供或收集图纸、BOM表、样品、检验标准书、供应商资料及产品的前置时间等，必须了解熟悉产品的相关特性及标准件、工具、包装物等相关资料；6.1根据产品的性能、材质、安规、特性、图纸等相关事项先行估价；6.2根据估价后找合格厂商将产品的相关要求，告知、传真给供应商询价与报价；6.3根据各供应商的报价及各供应商每项最低底价加起来的总和做为底价，再与先行估价的金额做比较，汇成价格分析表呈主管；6.4根据各供应商汇总的底价及与公司讨论调整后的最终价格作为议价的底价进行谈判；（超过三家的以上，以中间价谈，两家的从最高价谈，一家的从公司底价谈）6.5经谈判后，公司可以接受的合理价格，转化为公司的价格比较调整表，呈报主管；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 7、物料计划单转换采购订单作业8、审核采购员的采购作业流程（采购单）6.6依据各采购员提报的各供应商的报价单进行审核。7.1根据物控员提供的物料计划单及副总转的请购单后，到供应商管理资料中（Excel）调出符合交期、单价的供应商；7.2根据物控员提供的塑件、铁件、辅件等，物料计划单中的需求量在Excel采购管理中录入相关的数量、交期、单价并打印出采购单，呈报主管审核，并返馈物控员确认，在采购单中供应商有要求最低量的要返馈生管科，必要时知会营销公司；7.3接到手工请购单后，在Excel系统供应商管理或合格供应商名录中调出符合交期的供应商并录入相关的数量、交期、单价等打印出采购单，呈报主管审核确认；（手工请购单属于物控员开立的，采购单就需反馈物控员确认）7.4采购单经过主管审核后，将采购单传给相关的供应商，立即电话联系是否有收到订单，及在订单后注明接收人、时间、张数等并要求对方确认传回同时分类归档，把供应商签回联订在一起；7.5采购单经对方确认后，交期无法满足要求，立即找相关的供应商是否可以依照交期完成；如无法完成即与物控员、计划员协商解决，确实无法满足交期，呈报主管解决；7.6供应商中途告知因设备、人员等因素无法如期交货，采购员要通过其他途径求证并寻求解决办法，采购员与供应商协商确实无法如期交货时，立即呈报主管，由主管通知生管科、营销公司协商解决；7.7采购单中的交期前三天采购人员必须调出采购单与供应商确认生产状况是否可如期交货，并在采购单上注明时间、联系人；（要求供应商将生产日报表、检验日报表传真）7.8当采购员求证供应商有欺骗行为时，先行寻求解决办法并向主管报告，如确实影响交期时，要派员驻厂，如已来不及，要求供应商必须承担所有损失。7.9当采购员根据计划单上需求日期，按供应商的交易条件进行款项申请，如当日没有款项须延后时，必须反馈生管科及销售公司。8.1根据物控员提供的物料计划单，审核各采购员提报的物料采购计划并于隔天上午10点复制一份交生管科；8.2根据物控员提供的物料计划maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 9、采购异常处理10、物料追踪入库。11、客户订单减少或取消的处理单，每天审核采购员提报的采购单中的交期、数量、单价等，如有异常时，召集所有采购员进行原因分析，改善对策，再发防止的机会教育；8.3不定时抽查各采购员的采购单传真是否到位、采购单是否分类归档、单价调整后是否有更新、交货时间是否准时等，如有异常时，召集所有采购员进行原因分析，改善对策，再发防止的机会教育。9.1当采购订单下发到供应商，而供应商无法满足我司需求，采购科长协助采购员即时处理；如还是无法解决时，呈报副总；9.2在订制途中，因供应商的交期、质量等因素无法如期交货时，召集相关人员至供应商处实地解决或驻厂；9.3当发现供应商提交的产品出现品质异常时，即时通知供应商到厂解决；如遇到紧急出货必须全数检查时，通知供应商到厂检查，如供应商无法到厂或生产急需时，此产生的费用由采购与供应商协商解决,并反馈主管及财务部。9.4当供应商产品缺料或品质异常,造成停工待的费用由采购与供应商协商解决；并反馈主管及财务部；9.5供应商送货抽查发现短装，必须以倍数乘以箱数，该费用由采购与供应商协商解决；并反馈主管及财务部；9.6供应商产品产生让步接收时，产生的费用由采购与供应商协商解决，并反馈主管及财务部；10.1每天上午9点至10点，下午3点到仓库或品质部查询物料检验入库状况。10.2在查询中发现物料状况异常，立即与相关供应商联系确认解决，无法解决的呈报主管。10.3当收到不合格品报告单时，即时通知供应商到厂解决；如遇到紧急出货必须全数检查时，通知供应商到厂检查，如供应商无法到厂或生产急需时，此产生的费用，由采购与供应商协商解决，如无法解决时，呈报主管解决；10.4当供应商产品缺料或品质异常,造成停工待料的费用，由采购人员与供应商协商解决；10.5供应商送货抽查发现短装，必须以倍数乘以箱数，该费用由采购人员与供应商协商解决；10.6供应商产品产生让步接收时，产生的费用由采购人员与供应商协商解决。11.1接到生管科生产计划变更单，maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 12、建立安全库存及物料前置时间13、供应商交期、单价、质量、数量反馈给相关部门14、价格调整与分析及成本控制15、不良品、呆滞品退货处理16、制订采购合同立即电话通知相关供应商取消的订单数量、品名、规格，未生产的立即停止生产、已生产的统计生产状况及数量，在四小时内以书面形式传真采购科，采购人员电话通知后即开立变更通知单传真给相关供应商；11.2采购员收到相关供应商的传真明细及汇总成统计明细表反馈物控员,并在Excel表做数量调整以及在笔记本上登录作为下次订单挪用的依据；12.1根据物料的前置时间、流动资金、仓位空间、销售计划等建立安全库存及物料前置时间，并提供生管科及营销公司；12.2根据物控员提供的安全库存请购，采购员查询并确认安全库存数量的请购是否准确。13.1根据上月所购买的物料（交期、单价、质量、数量）与每月25日对帐后付款前将对帐明细反馈给财务部审核，并做为考核的依据。13.2根据市场及供应商的反映，单价上调或下调时，立即与供应商协商，以保证公司的最大利益。13.3采购员在购买物料时，供应商的质量、数量、交期连续二次以上有严重异常，须立即与相关部门到供应商进行处理。14.1当外部因素（市场物料价格的波动、客户的要求、批量的增大、同行的竞争、币值的波动、专案的需求等）价格需要调整时，科长需即时与供应商进行处理。14.2当内部因素（工艺、功能、材质等）价格需调整时，科长需即时与供应商进行处理。14.3每季度根据采购物料的类别进行价格与采购额分析；得出价格波动的规律、采购金额的差额（公司依据采购降价的金额，拨出一定的比例给采购员进行奖金分配）14.4对A类物料，其价值占全部总值百分比50%~60%，应及时掌握市场商情，并反馈供应商及营销公司。14.5对市场波动较大的物资，应抓住时机适时采购，及时与供应商做为谈判单价及购买的依据。14.6根据生产交期，选择合理的供应商进行采购成本的控制。15.1依据不良品管理程序对来料不合格、过程产生的不合格品、客户退货品等即时处理；15.2依照副总的指示处理呆滞品的相关事宜；maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 17、整帐18、付款计划。19、做好与相关部门沟通工作20、特殊订单处理。21、合理安排、调整各科员的工作。16.1根据产品要求（技术、品质、功能等）及公司要求、供应商的需求等，制订采购合同。17.1根据采购单、送检单、入库单、送货单、退货单、发票、扣款凭证、对帐单于每月28号前整帐完成，呈主管审核后并在应付款计划表内录入相关金额，送交财务部；（采购单必须以第一联，须分成两次或两次以上付款的要呈报核准）（28日前未对的帐延迟到下个月请款）17.2财务部在审核中有异常，反馈采购主管，主管召集相关人员说明并要求分析原因提出预防、纠正措施，并在付款计划表中进行修改。18.1根据交易条件中的付款方式结合财务提供的资金状况、本月的采购状况、供应商的重要度、供应商资金的需求状况等，做对本月交货不影响交期为基准，分配各供应商上月之前的货款；18.2付款分配后呈主管核准，再呈吴总确认审核，再呈总裁批示，方可送财务部；18.3付款完成后，需在应付款计划表中做调整。19.1与仓库做好退料处理，与仓管员之间沟通工作。19.2与生产车间了解在线物料情况。19.3与品质部及时做好质量反馈，第一时间与供应商沟通处理。19.4与技术做好图纸更改，及时发到供应商处，及技术部做好工艺改进的相关工作。19.5协助财务做好对帐工作。19.6与本部门（计划、物控、跟单等相关人员）做好相关工作的沟通协调。20.1接到交期短暂的订单时，如是常规产品(根据客户需求),直接做成采购订单交物控及主管审核,同时与供应商协商确认,是否可满足该订单的各项要求,随时向主管汇报该订单执行状况；如是非常规的产品,采购员直接与技术部门了解并记录该产品的功能及品质要求或技术图纸清单等；或直接通知供应商到厂与技术部门一起确认该零件制作要求和标准，并追踪确认。21.1根据实际情况制订或修订所属每个岗位的操作规范书及工作内容和要求。maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus 22、对课员的教育、培训与考核23、做好6S24、参加相关会议。25．上级交办的事项。21.2根据采购单的工作内容，合理分配科员的工作。21.3及时传达各方面的要求和规定。22.1当新进人员至部门报到时，必须对新进人员进行环境介绍、岗位安全需知、工作流程介绍等相关培训，必要时对新进人员进行考核；22.2平常工作不定时检查、教育和督促科员对工作场所、资料整理是否及时、清晰（6S），统一科员资料收集、整理手法；22.3当人员离职时应需对离职人员进行离职访谈，经确认后督导离职移交手续与工作交接、接替人员等相关事宜；22.4拟定本科奖惩管理办法并负责对本科人员奖罚考核的落实。23.1根据主管所分配的工作区域及自己内办公区域，做好6S。24.1每天早上上班后15分召开例会及相关的临时会议.24.2每天下午下班前半小时参加生产例会。25.1对上级下达的各项任务及时有效的配合完成并将完成情况反馈给上级主管。资历要求及任用资格:制订日期2007-06-30核准审核制订陈军辉修订日期maintenancemeasures,thereisabigsecurityrisk,managementhashadagreatimpacttothecity.3.1-8busterminalstationstatusinYibincitylayouts(4)hoursofoperationmostofYibincitybuslinesin5:30-6:20,andbasicallymeettheYibintravelneeds.Bus'