工作分析与职务说明书编写培训.ppt 54页

'工作分析与职务说明书编写培训 课程目录一、工作分析与职务说明书的意义与作用二、工作分析流程和方法三、职务说明书编写流程和方法四、本项目工作分析与职务说明书编写工作介绍2 内容提要一、工作分析与职务说明书的意义与作用二、工作分析流程和方法三、职务说明书编写流程和方法四、本项目工作分析与职务说明书编写工作介绍3 工作分析与职务说明书的含义工作分析：也称岗位分析是采用一定的方法和技术来了解与获取和工作岗位有关和详细信息的过程，其主要解决的是岗位的职责是什么、权限是什么、对任职者的要求是什么等内容。是对工作岗位信息的全面收集、分析及综合，以便确认岗位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。4 工作分析与职务说明书的含义工作分析的核心内容主要包括：工作说明和任职资格描述两个部分工作分析是人力资源管理工作的基石；工作分析的结果就是形成职务说明书；工作分析的目的就是要为企业的人员招聘、培训绩效考核和薪酬管理提供依据。5 工作分析与职务说明书的含义职务说明书：也叫作岗位说明书或工作说明书是整理工作分析结果的工作描述的书面文件是对工作的性质、任务、环境、责任、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录包括：工作基本信息、岗位设置目的、岗位职责与权限、工作关系、工作环境等，以及任职资格（如技能、学历、训练、经验、体能等）的要求6 什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VISION愿景STRATEGY战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？CRITICALSUCCESSFACTORS关键成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？工作分析及职务说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。工作分析与职务说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标7 工作分析与职务说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础在人力资源管理系统中，工作分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。工作分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划人力资源战略8 工作分析与职务说明书的意义：使工作设计或岗位设置更加合理通过工作分析，能更加明晰各个岗位之间的工作联系、任职资格等多计面的信息，从面可以更加合理地进行工作设计与岗位设置，从而提高员工工作积极性，保障组织的高效运行。9 内容提要一、工作分析与职务说明书的意义与作用二、工作分析流程和方法三、职务说明书编写流程和方法四、本项目工作分析与职务说明书编写工作介绍10 岗位工作分析三条基本原则针对“岗位”，而非针对“人”着重那些那些「应该」做的工作,而非「目前正在」做的分析岗位的职责，而非岗位的明细11 工作分析流程准备工作收集资料分析资料工作分析流程比较简单，但工作繁琐，工作量也较大，工作时需要耐心和细心。12 准备工作收集资料分析资料工作分析-准备工作1、建立工作分析项目小组建立工作分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。分析人员应具有一定的经验，同时要保证他们进行活动的独立性。2、了解企业战略、组织、流程工作分析及职务说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与工作分析的人员需要对它们有很好的理解。13 准备工作收集资料分析资料工作分析-准备工作3、选择被分析部门及岗位:为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前，应与有关这一工作的员工介绍工作分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。4、选择信息来源:信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任职者、管理监督者、内外部客户、工作分析人员等的反馈，《相似工作分析汇编》、《职业名称辞典》等参考资料。在收集整理信息时应注意：不同来源的信息差别应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见应结合实际，不可照抄照搬14 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？上下级汇报情况？岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么）收集资料是工作分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：15 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时）怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？有怎样的决策权？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）收集资料是工作分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：16 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料岗位A岗位B岗位C职责清单分发信件打字维修打印机…方法1：从组织、流程入手……方法2：从现岗位入手……职责清单分发信件打字维修打印机…17 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料岗位A岗位B岗位C职责清单分发信件打字维修打印机…方法1：从组织、流程入手。。。我们需要收集到组织设计、业务流程及管理流程等资料，如下一页的例子：18 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料某公司参考样板19 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料岗位A岗位B岗位C方法2：从现岗位入手……职责清单分发信件打字维修打印机…个别面谈集体面谈直接观察员工日记/记录调查问卷主要方法工作实践从现有岗位入手，可以采用的方法20 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料如何从现岗位收集资料工作实践法工作实践是指工作分析人员实际从事该项工作，在工作过程中掌握有关工作的第一手资料。采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。这种方法适用于短期内可以掌握的工作，但是对那些需要进行大量训练才能掌握或有危险工作，不适宜采用此法。观察法职务分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的职务信息归纳整理为适合的文字资料。这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得不到有关任职资格要求的信息21 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料如何从现岗位收集资料问卷法通过结构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：问卷调查表法、核对法。该类方法要求公司有较好的人力资源管理基础。问卷调查表法即根据职务分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表，由岗位任职者填写后回收整理，提取出岗位信息。核对法是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对，从而获得有关工作信息的方法。访谈法通过工作分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料，包括单独面谈和团体面谈。此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到的岗位。此法需要工作分析人员掌握较好的面谈技巧。员工日记/记录根据岗位任职者按时间顺序记录的工作内容和过程，经过归纳提炼，取得所需工作信息。22 问卷调查表法和核对法的样本某公司参考样板23 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料在这次工作分析工作中，我们将综合运用调查问卷法、工作日志法和访谈法，具体做法如下：1）对于通用性岗位，我们主要采用访谈法，我们通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，以确认工作分析所需相关材料是否完整、客观、准确2）对于专业性比较强的岗位：我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息。3）对于所有岗位：都要求填写工作日志24 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料面谈准备获得应答面谈开头澄清结束面谈反馈工作面谈步骤25 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料工作分析面谈是一种事实挖掘的面谈，切记其目的是获得事实而非观点或偏见要引导整个面谈过程把对方带回主题让对方有时间思考面谈开头面谈准备获得应答时间约定地点安排-不受干扰之处明确规定面谈目标事先准备有关资料让面谈者做好准备采用较友好的方式营造一个较为宽松的环境去除偏见保持目光接触解释面谈的目的告诉对方你要记一些笔记获得对该工作的总体认知26 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料使用提问和倾听技巧及时澄清任何不清楚的方面核查一下是否已获得了所有的信息询问对方是否还有话说总结关键信息并告知下一步行动感谢对方所投入的时间和努力趁你还比较记得细节时写出职务说明书如果有什么还不够清楚再去询问向该岗位任职人员或其上级领导反馈讨论和修改结束面谈澄清反馈27 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料在访谈时可以采取以下提问方法根据要求方式的不同可以分为：提问式：提出问题要求回答陈述式：直接要求被访人就某一方面问题进行陈述根据提问问题的性质可以分为：开放式：对回答内容完全不限制，给被访者自由发挥的空间封闭式：回答通常是“是”或“否”，或者其他给定的选项根据提问内容和时机可以分为：探究式：对同一个问题进行追问，以获得全面、透彻的了解连接式：对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追问澄清式：对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被访者想表达的意思总结式：在被访人基本完成陈述后，总结其陈述内容，予以确认并追问是否有遗漏问题举例：在什么样的情况下你需要去获得上级的批准？请告诉我……你的日常工作主要包括哪些内容？你是否负有人员管理职责？在组织用户活动中具体包括那几个环节？在完成了用户小站现场安装后，还需要做什么后续工作吗？你的意思是你只有权审批300元以下的费用报销单，是吗？你刚才介绍了这个岗位的主要工作包括……，还有其他需要补充的吗？28 准备工作收集资料分析资料工作分析-收集资料问题举例：我觉得你不喜欢督导你的员工，是吧？你的日常工作是哪些，你每周要接触多少客户，下多少个订单，有没有权限审批费用？仓保员常常没什么事干你是每周，每月还是每两月与客户见面吗？在访谈时应注意避免以下提问方式：诱导性问题连珠炮式问题偏见式陈述多选式问题29 准备工作收集资料分析资料工作分析-分析资料分析资料:对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。分析资料岗位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责、工作关系物理环境、安全与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能30 内容提要一、工作分析与职务说明书的意义与作用二、工作分析流程和方法三、职务说明书编写流程和方法四、本项目工作分析与职务说明书编写工作介绍31 岗位描述的书面结果是职务说明书确定岗位说明书的格式岗位描述是在工作分析的基础上，把整理好的工作分析资料按规定的文件形式表达出来，形成职务说明书的过程。从岗位资料收集到分析，从工作分析到编写职务说明书的过程是由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程。岗位描述的流程如下：逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认32 岗位描述-职务说明书的格式确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认例：根据公司人力资源发展战略及需要，研究与制订具有竞争力的人力资源策略，优化人力资源的配置，合理使用人才，组织实施人力资源管理的日常工作，为公司各项工作的正常运转提供人力资源方面的保障职务说明书格式因不同工作分析目的而不同，可繁可简用于记录对该岗位主要岗位职责的逐项描述用于记录该岗位对内和对外联系的主要机构和部门，以及该岗位的直接上下级33 岗位描述-职务说明书的格式（续）确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认用于该岗位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与岗位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素：从事该工作所必备的最低要求胜任该工作的新员工的资历从事该岗位所有员工的通用标准关键业绩指标：任职要求：本岗位履行职责所依据的主要流程文件、操作规范、规章制度或指令等：起草以及每次修订都需要签署责任人姓名和时间，最终需要由人力资源部负责人审核确认34 岗位描述–岗位设置目的确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？格式：工作依据+工作内容+工作成果工作依据：根据…工作内容：动词+工作对象工作成果：描述岗位工作达到的目的注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程35 岗位描述–职责描述的注意事项确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面职责描述字数要求：每条职责描述不超过50字36 岗位描述–职责描述的注意事项确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认职责条目确定除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。37 岗位描述-职责描述的注意事项确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认职责描述句式规范一份好的职务说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向……倾听客户的买卖指令……比较部门实际费用与预算费用的差别……用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。38 职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：岗位描述–职责描述的注意事项确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认39 岗位描述–反馈和确认职务说明书的起草人在初步起草职务说明书后，应经过工作分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。小组讨论的意义在于：小组各成员对同一岗位有不同视角，他们的意见可保证该职务说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认40 岗位描述：编写职务说明书经工作分析小组讨论确定后的职务说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。职务说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的职务说明书档案。确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认41 岗位描述–职责描述的注意事项确定职务说明书的格式逐项进行职责描述小组讨论反馈和确认总的来说代表了岗位的主要产出描述了工作的成果而非过程每一说明描述了单独的、不同的最终结果不是广义的，含糊的说明每一个说明都是没有时限的，如果岗位没有改变，职责不会改变42 职责说明－动词举例决策或设定目标批准指导授权建立制订规划决定准备预备发展执行管理达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化专业与支援分析辨明界定建议提议促使建议预测协调解释支援特定性或基层工作检查检验执行履行对照提出分配处理收集汇集生产制造分发进行提供获得提交操作执行供应一般性管理联系协助控制监督协调43 如何描述工作工作职责工作任务工作要素董事会秘书提供董事长所要求的速记准备和保存月董事会记录适用于职务说明书董事会速记整理速记记录打印董事会会议记录复印会议记录，分发给董事会成员会议记录保管归档在打字印机中插入打印纸确定打字机的边距不适用于职务说明书44 根据需求进行职务说明书的更新或重新起草起草/更新重新进行工作分析和描述，起草或更新职务说明书的时机：新岗位产生时工作发生变化时定期审核，一般至少一年审核一次45 内容提要一、工作分析与职务说明书的意义与作用二、工作分析流程和方法三、职务说明书编写流程和方法四、本项目工作分析与职务说明书编写工作介绍46 项目工作步骤制定岗位说明书的格式调查各部门现有岗位清单选取基准岗位各部门修改、确认职务说明书修改职务说明书，并最终定稿岗位信息收集撰写职务说明书初稿47 调查各部门现有岗位清单目的明晰现有岗位设置步骤明确部门职责将部门职责按照业务类型分类并层层分解，细划到岗单独设岗的前提是工作量饱和注意问题岗位设置越细越好为解决一项新的任务就设立新岗位认为岗位数和人员数有对等关系48 挑选基准岗位原则任职者较多在市场上较普遍企业中的关键岗位反映企业整体结构部门12345等级部长机长主管一般员工49 关键岗位分布50 编写职务说明书编写职务说明书的岗位信息来源个人访谈结果岗位参照信息访谈结果问卷调查结果工作日志信息51 示例：本项目任务列表任务编号任务描述1确定关键岗位2关键岗位访谈3讨论确定职务说明书格式5收集职务说明书现有信息6职务说明书编写培训7工作分析访谈、工作分析问卷调查8撰写职务说明书初稿9修改、确认职务说明书初稿10职务说明书定稿52 本公司职务说明书格式：53 谢谢大家！54'