公司行政文秘岗位职务说明书 3页

'盛世石油科技公司行政文秘岗位职务说明书一．职务概念:协助部门经理处理日常事物和突发事件，协助会计做好日常财务管理和费用的核销工作。二．任职资格（一）文秘任职资格1.中专以上学历25岁以下，2年以上相关工作经验；熟练应用各类办公软件，具有良好的口头及书面表达能力；2.仪表端庄，嗓音甜美，身高165cm左右，办事干练，工作热情认真，责任感强，诚实可靠；3.具有良好的沟通技能和服务精神，有外企工作经验者优先。（二）会计任职资格1.专科以上学历，26岁以下，有会计上岗证及会计电算化证书，一年以上工作经验；2.熟悉会计操作、会计核算及审计的全套流程与管理；银行业务和报销流程；3.熟悉国家财经法律法规和税收政策及相关账务的处理方法；4.独立工作能力强，应变能力突出，具备团队精神；原则性强，思维敏捷、严谨，工作踏实、认真，有较强的敬业精神。三．工作职责（一）行政文秘工作1.负责公司本部的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。2.负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。 3.负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。4.加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。5.负责办理员工户口、社会保险、员工各项福利事项（生活卫生保健、膳食供应及生活区防疫工作）。6.办理办公室零星修缮，保障公司生产、经营和发展后勤供应。7.做好办公室车辆管理工作，合理调配车辆，确保各部门用车需要和行车安全。8.负责安排会谈、向电话询问者提供信息、收发回复日常邮件、备份信件进行文档管理，撰写会议纪要、工作报告。9.凡节日与大的纪念性活动，要向有业务联系的单位、个人和老客户发贺电、贺信或贺年卡。10.负责组织和参加来访人员的接待，并将他们的情况转告各有关部门。向客人介绍本公司的情况，了解他们的需要，尽可能给予满足。11.负责组织本公司产品宣传材料的编写、摄影、录像、印刷及宣传，并利用一切机会和场所进行公关活动对公司进行宣传。12..负责检查本公司的广告牌、指示牌语句有无差错；字体是否端正、清晰、美观；设计是否高雅；与公司的格调是否相符等。如发现有不合要求(错、脏、旧)的要及时改换。（二）人力资源管理工作1.负责学习制度的编撰修改执行工作。包括职务说明书的调整的说明修改等。做到管理规范化、科学化。2.抓好员工的管理工作，经常深入基层研究，掌握情况。合理安排使用管理人员，发现人才，及时提出管理人员调整意见。3.负责公司文化的编制、摄影、录像、印刷、宣传归档和统计工作。4.负责根据用人计划组织招聘工作，负责调入、招聘、辞退、辞职、调出、员工的审核，并负责建立人事档案的管理工作。5.负责组织、记录新员工、公司员工的培训和组织员工的考核工作。（三）会计工作 1.负责配合兼职会计张核实各类原始凭证和业务单据，如实登记总账、明细账等；配合负责编制各种会计报表及公司内部报表，做到账实、账账、账表相符；配合负责进行年终决算，保证财务数据真实、清晰、准确；2.负责往来支票、汇票的银行结算；负责公司各类发票(含收据)的开据与保管；负责公司各类税金、各项固定费用的申报和缴纳；负责已开出票据未到款项的追踪；负责及时记录银行具体账目、结算余款；3.负责公司员工的各项借款，根据预计报销期限，及时跟踪并督促报销；4.负责对外协调、保持与银行的关系。协助财务总监开展财务部与内外的沟通与协调工作；5.负责公司现有资产管理工作，负责年底全公司各项财产的清查盘点。6.编制每月工资报表并配合财务总监审核薪金发放表。7.负责采购、分发、控制服务用品、清洁用品、印刷和办公用品等，编制领用记录表，做到事先有控制，事后有监督。月末对领用物品的消耗情况进行分析，协助有关部门解决存在的问题，防止浪费。8.负责作好会计资料的存档、保管；公司财产、劳保用品、奖状、印章等文件处理与保管。9.负责公司的营业执照、税务登记证、组织机构代码证的年检工作。'