职务说明书编制技巧之三.ppt 31页

'聚成华企在线商学院《职务说明书编制技巧之三》讲师：齐连生 一、根据目标进行选择不同的目标关注点不同，如：（1）招聘：侧重任职者的胜任特征方法（2）薪酬：用定量方法，比较不同工作价值。第四章：工作分析方法选择 二、根据岗位特点进行选择不同的岗位特点关注点不同，如：（1）体力或简单劳动：观察法；（2）文化水平低的员工：不适开放式问卷。 三、根据实际条件进行选择考虑时间、人力、物力、财力等因素。 案例一个机床操作工把大量的的液体洒在他机床周围的地板上。车间主任叫操作工把洒掉的液体清扫干净，操作工拒绝执行，理由是职务说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查职务说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是职务说明书里没有包括这一类工作。车间主任威胁说要把他解雇，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完之后即向公司投诉。有关人员看了投诉后，审阅了这三类人员的职务说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的职务说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但并未提及清扫地板。服务工的职务说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作。勤杂工的职务说明书中确实包含了各种形式的清扫，但是他的工作时间是从正常工人下班后开始。 第五章：职务说明书的编写与实施 一、职务说明书应包含的内容（1）工作标识，包括工作名称、工作代码、所属公司/部门、直接主管的名称；（2）工作综述，列出工作的主要功能和活动；（3）工作联系；（4）工作的职责与任务；（5）工作权限；（6）工作绩效标准；（7）工作条件。 职务说明书的内容-1基本资料(工作标识)（1）职务名称（2）编号；（3）所属部门（4）工资等级（5）工资水平（6）所辖人员（7）定员人数（8）工作性质（9）编写日期 工作描述工作概要(1)工作活动内容：活动内容;时间百分比；工作流程;权限等(2)工作职责(3)工作结果(4)工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁(5)至此的职位；与哪些职位有联系。(6)工作人员运用设备和信息说明(7)工作绩效标准 任职资格说明:(1)最低学历；(2)所需培训的时间和科目；(3)从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。(4)一般能力(5)兴趣爱好(6)个性特征(7)性别、年龄特征。(8)体能要求：工作姿势对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求精神紧张程度体力消耗大小。职务说明书的内容-2 工作环境:(1)工作场所(2)工作环境的危险性(3)社会环境(4)职业病(5)工作时间特征(6)工作的均衡性(7)工作环境的舒服程度职务说明书的内容-2 二、职务说明书编写要求（1）清晰（2）具体（3）简短：选取主要职责，不要超过6-8项。 三、编写职务说明书的注意事项（1）符合逻辑的顺序编写；（2）语言要通俗，尽量不用技术性过强的术语；（3）表明各项职责所出现的频率。 四、职务说明书的监督关键点（1）将一个新员工填补到工作岗位上的时候……（2）当生产的产品或产出发生重大变化时……（3）当新设备、新方法或新程序被引入工作场所时……（4）当工作单位出现重组时……（5）在开始执行新的薪资制度的时候……（6）当工作被赋予新的职责的时候…… 五、职务说明书的审查（1）至少每年一次（2）由人力资源管理人员负责（3）在正式绩效评价之前的60天 履行职责书写的不良格式（1）负责预算工作……×（2）负责培训工作……×（3）负责仓库保管工作……×（4）负责保卫工作……× 履行职责书写的正确格式准备、监督和控制制订和实施部门年度预算培训计划和方案以保证开支符合业务计划要求以确保管理者及员工掌握必要的技术和经验，以取得出色业绩动词（做什么……）对象（对什么/对谁……）结果（什么结果）与人力资源部门配合，有计划地培训、训练所属人员以提高其工作能力和素质妥善存储、整理及保管所有待销的商品以确保出仓商品的优良质量 职位描述常用动词针对计划、制度、方案、文件等：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、审批、审定、签发、批准、评估、牵头负责思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划 职位描述常用动词直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作 其他：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、经营、确认、合作、协作、获得、核对、检查、联络、设计、测试、建造、修改、执笔、起草、引导、传递、翻译、操作、保证、预防、解决、介绍、支付、计算、修订、承担、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用、概念化职位描述常用动词 选择一个同伴。确定你的工作。如果你是学生，就把学生作为你的工作。就你的同伴的工作对他（她）进行采访。你可以问以下问题：请描述您的一个典型工作日。您管理哪些人？您归谁管？您的主要责任是什么？一、编写职务说明书练习第六章：职务说明书应用 您在每周中都有哪些活动？您在每项活动中都投入多少比例的时间？您的工作对脑力和体力都有哪些要求？胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？您的工作做到怎样就可以说做得不错了？交换角色。利用采访得到的信息，写出您的同伴的工作描述、业绩评价标准。编写职务说明书练习 二、工作分析实例：观察法、座谈法（1）职务信息的初步调查（2）第一次工作现场考察（3）谈话（4）第二次工作现场考察（5）信息的综合处理（6）职务说明书的检验（7）职务说明书的定稿 （1）职务信息的初步调查A.浏览已有的文件，对此项工作的主要任务、主要职责及工作流程有大致的了解；B.准备最初的提纲，作为面谈的参考；C.列出此项工作的主要任务与职责。 （2）第一次工作现场考察A.目的是使分析者熟悉现场的环境，了解任职人员使用的工具、设备、机器、一般的工作条件及主要的职责。B.对复杂或不熟悉的设备亲自直接观察。C.最好由任职人员的上级陪同做向导，进行现场观察。 （3）谈话A.同该职务的实际担任者谈话，了解此工作所规定的各项任务。B.同基层的管理者谈话，进一步了解有关工作的情况。C.每天的谈话对象最好不要超过两人，每人不超过三个小时。 （4）第二次工作现场考察A.澄清、明确或进一步充实通过谈话获得的信息；B.最好仍是由首次观察与访谈时的那同一位基层管理者陪同去进行。 （5）信息的综合处理A.对从书面材料、现场观察、与基层管理者及任职人员的谈话中获得的信息进行分析、归类，写出一份职务说明书；B.工作分析者在遇到问题时，还需随时得到基层管理者的帮助；C.再查看一下最初列出的“主要任务与职责单”，确保所有的任务都能得到体现。 （6）职务说明书的检验A.召集整个调查中所涉及的基层管理者及任职人员，讨论由工作分析制定的职务说明书是否完整、准确。B.讨论、斟酌职务说明书中的每一行、甚至每个词语，由工作分析者记下大家的意见。 （7）职务说明书的定稿A.根据讨论的结果，最后确定出一份详细的、准确的职务说明书；B.最后的职务说明书应清楚、明了。 “教育是为美好生活作准备！”——斯宾塞Thanks！'