述职报告的写作要领—写作知识 10页

述职报告的写作要领—写作知识　　法定组织的机关和部门的负责人一般要对权力机关如上级机关部门或者代表大会、董事会等作述职报告，这是推动社会组织工作的重要因素。　　述职报告可以说是工作报告中的总结性报告。报告是向上级机关陈述事项的上行文，《国家行政机关公文处理办法》规定“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。报告中的总结性报告多用于提交大会进行讨论，这种报告虽然是报告人代表法定组织机关及其部门进行的，但这些机关和部门却是在报告人自身负有全责的情况下运转工作的，因此在不少情况下，报告人述职带有明显的个人性。上级据此检查、评定报告人的工作，决定其职务的去留。总之，述职报告是社会组织机关和部门的负责人向上级管理机关陈述自己某一阶段履行职务的情况，进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践，以便上级决定其职务去留的口头报告底稿。　　一、述职报告的特点 　　（一）个人性　述职报告对自身所负责的组织或者部门在某一阶段的工作进行全面的回顾，按照法规在一定时间(立法会议或者上级开会期间；工作任期之后)进行，要从工作实践中去总结成绩和经验，找出不足与教训，从而对过去的工作做出正确的评价。与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性。个人对工作负有职责。自己亲身经历或者督查的工作的材料必须真实。这就需要在写作上更多地采用叙述的表达方式。还要据实议事，运用画龙点睛式的议论，揭示主题，写明层义。讲究摆事实，讲道理。事实是主要的，议论是必要的。语言应该带有一定的个性。 　　（二）规律性　必须对搜集来的事实、数据、材料等进行认真的归类、整理、分析、研究，通过这一过程，从中找出某种带有普遍性的规律，做出公正的评价议论，即主题、层义以及众多小观点包括了经验和规律性的思想认识。议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情况就是事实论据。如果不能把感性的事实上升到理性的规律性的高度，就不可能作为未来行动的向导。当然，述职报告中规律性的认识，是从实际出发的认识，实践性很强，也就不需要很高的思辩性。不管怎样，述职报告是否具有理论性、规律性是衡量一篇述职报告好坏的重要标志。述职报告的目的在于总结经验教训，使未来的工作能在前期工作的基础上有所进步，有所提高，因此述职报告对以后的工作具有很强的借鉴作用。任何一项工作都不可能是凭空而来，总是具有一定的继承性与创新性，要继承以前工作中一些好的方面，去掉不好的方面，然后加以创新，工作才会有进步。策略性也是规律性的一个方面。策略主要表现在今后工作计划部分，是述职报告的重要内容。　　（三）通俗性　面对会议听众，要尽可能让个性不同、情况各异的与会代表全部听懂，这就决定了述职报告必须具有通俗性。即使是专业性、学术性很强的内容，也要尽可能明晰准确、通俗晓畅，以与会者能理解为标准。述职报告不同于一般的科学文章，更不同于一般的公文，最明显的一点是语言的口语化。一般的科学文章，语言要求概括精练，讲究专业性。而一般公文尤其是行政公文，语言更规范，有的格式用语甚至是特定的，最重视的是准确、明晰、简练和庄重。而述职报告的语言则由自身性质所决定，必须口语化。由于讲话是声入心通的人和人之间的传播活动，更需要适应人们的接受心理，拉近讲话者和听众的心理距离，这就要求特别讲究语言的大众化和口语化。 　　通俗性，主要表现在口语化、个性化的语言上。写述职报告时要变文字为有声语言：1.语言生活化、口语化、大众化；2.多用短句子，注意长短交*合理；3.慎用书面语(尤其是古语和欧化语)，作点缀之用；4.少用单音词；5.避免同音不同义或易混淆的词语；6.不随便用简略语；7.还可以适当增加语气词如“吧”、“吗”之类；8.为了方便聆听，有些标点符号还要用文字代替，如顿号改为“和”，破折号改为“是”，引号表示否定时加“所谓”，括号补充另用文字说明等。　　二、述职报告的主题　　述职报告这种带有艺术性的论说文，正像所有科学文章如议论文、说明文一样，一定要明确树立一个鲜明的主题，即一个判断句，在报告中反复突出。根据对现实公务的认识，一定要从客观上考虑报告对象所关心的问题，针对问题作出自己的解答。要适应受众的心理需要使之产生亲切感、参与感，对其产生冲击力。比起一般的事务性公文，述职报告的主题要集中、新颖、深刻得多，要概括全文内容即对社会组织公务情况的深刻认识及办事意向，也就是主张和目标。 　　要总结出一个集中议论的句子即主题句——口号、标语，贯穿全文、反复突出，还要符合记忆规律(7个字左右)，最好让听众口耳相传，以便使其深入人心。正如灵魂的高低决定着人的水平一样，主题句的高低也决定着全文的水平，也就是说主题句具有层次性。作者一定要充分发挥主观能动性，让主题句达到更高的层次。此外主题句还应有明显的位置：　　标题较多为主题句。或者正题是主题句，副题则是“在……会议上的报告”。　　开头一般要在段尾写出主题句。　　中间主要采用分析法分出二三层来，说明主题是什么(“主张”)和怎么样(“措施”)，行文中兼用其他论证方法如列举事实的例证法。在中间部分的*后处突出主题句。　　结论重申主题句，可以在字句上变化，或更深入一层。　　三、述职报告的结构　　述职报告的外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。　　(一)标题　　1.单行标题：“述职报告”或者“在……(上)的述职报告”。 　　2.双行标题：正题写主题，或者写述职报告类型，副题写述职场合。前者如《加快改革开放和现代化建设步伐，夺取有中国特色社会主义事业的更大胜利——在中国共产党第十四次全国代表大会上的报告》和《继往开来，与时俱进，全力以赴向国家级示范性高中冲刺——在××中学第二届教职工代表大会第四次扩大会议上的述职报告(1999－XX年度)》，后者如《政府工作报告——XX年×月×日在第七届市人民代表大会上的报告》。　　(二)称谓　　称谓是报告者对听众的称呼。称谓要根据会议性质及听众对象而定，如“各位领导、代表”。称谓放在正文的开头，有时根据需要在正文中间适当穿插使用，一般采用提行的写法，如一篇在教职工代表大会上的述职报告的称谓：“尊敬的各位领导、来宾，全体教职工代表，全校教职工同志们”。　　(三)正文　　述职报告正文的写法依据报告的场合和对象而定，一般来说采用总结式写法，共分四部分。 　　1.基本情况。履行职责的基本情况，用平直、概括、精练的文字，概括简要地交待，如主要情况、时间、地点、背景、事件经过等。一般包括三方面：(1)工作过程；(2)概括内容(成绩、经验为主)，可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来；(3)主题。这样，听众既对报告的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发听众的兴趣，启发和引导听众积极思考。下面是一篇在教职工代表大会上的述职报告的开头，略显单调了些：　　已经过去的1999－XX年度，是我校历史上的第9个年度，是“××”设想的最后一年。在上级领导的关怀下，全校师生员工拼搏奋进，基本实现了“××”设想的目标。在此，我向为学校发展付出了无数心血的领导们、同志们道一声：谢谢！　　现在，我向大会作1999－XX年度述职报告，请予审议。　　2.成绩经验。自此以下包括问题教训和今后计划共三部分，要分出层次来分析证明主题，这才能条理分明。　　层次安排，一般采取横向排列的方法(各层次独立性强，共同论证主题的正确)。　　每一层次都要有一个小的主题，写成层义句。层义句，一般写在层次前面，或者每一层次前后都要写出，也有的层义句写成了小标题。层次中间要恰当运用材料。如上例在教职工代表大会上述职报告的六个层义分别是：　　一、加紧进行迎接国家级示范性高中评估的准备工作。　　二、围绕教学中心工作，进一步提高了教改、科研质量。 　　三、重视并努力推进教育信息化、现代化，现代教育技术的运用取得了一定的成效。　　四、继续扩大开放，加强对外合作交流。　　五、进一步改革创新，狠抓教职工队伍素质的提高。　　六、加强班子建设，并努力提高我个人的思想认识水平和能力素养。　　在写作成绩经验、问题教训时有三个要求：　　一要以事实和材料为依据。对以往的工作实践进行回顾、分析，因此以往实践所发生的事件是写作的唯一依据。述职报告必须把过去一段时间内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。事件材料必须真实可信。数字材料要准确可*。背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。材料的来源主要依*以下途径：一是平时积累，作者最好能有亲自参加实践活动的经历，这样得来的材料会更真实可信；二是开座谈会，与会人员要具备代表性，各方面的人都要有，这样得来的材料才不至于偏颇；三是个别走访；四是查阅各部门递交或者以往的文字材料，诸如计划、简报、部门总结、会议记录、统计报表等。总结的写作切忌：闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。 　　二要点面结合，重点突出。写述职报告顾及方方面面，企求十全十美、天衣无缝，什么工作都写，这样势必会犯大而全的错误。包罗万象、应有尽有，表面上看好像很不错，实际上眉毛胡子一把抓。其实这样的述职报告只是为了讨好各方，没有什么实际意义。还有的述职报告几十年如一年，年年相似，只是改动一些年份与数字，毫无特点。每年的工作可能大同小异，但也有各自的特点。写述职报告时应认真总结出限定时期的工作的特点，抓精华，找典型，以这段时期工作中突出而富有典型意义的事件来反映一般，抓住主要矛盾，写出这一段工作的特色，这样的述职报告才不会造成千篇一律的面孔，才确实具有指导意义。 　　三要分析事实与材料，找出规律。述职报告的目的是为了以后更好地工作，扬长避短，因此经验与教训是一篇述职报告的关键。要从自己掌握的事实与材料中总结出规律性的东西，这样才有意义。所谓规律性的东西，即是反映事物本质与发展必然性的认识。因此，要把已知的材料分门别类地进行分析、比较、鉴别，把零散的感性的事实与材料上升到理性的高度，引出让人看得见、摸得着、用得上的规律。写述职报告切忌仅是简单地罗列事实。没有分析与归纳的述职报告只是一篇汇报材料而已，只能作为资料收藏，对实际工作没有什么指导意义。　　3.问题教训。要实实在在，要有条理，不要避重就轻。　　4.今后计划。包括目标、措施、要求三要素。要切实可行。这部分与总结不同，篇幅少一些，占全文1/5以下为好。　　报告结束时要用礼貌用语，如：　　“以上述职报告妥否，请予审议。　　谢谢大家！”　　(四)落款　　述职报告的落款要写明自身姓名及单位名称，最后写报告时间。　　（《应用写作》XX年第5期）