手把手教你如何撰写职务说明书 38页

'工作分析和职务说明书撰写 主要内容什么是工作分析？——概念和内涵为什么要做工作分析？——目的和意义工作分析怎么做？方法与程序工作分析工具：职务说明书——职务说明书的作用——职务说明书的内容——职务说明书的填写 管理者经常遇到的困惑为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么有人工作量很大，做也做不完？为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？为什么会有工作没人去做，贻误时机？为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？？ 思考与分析：为什么会产生这些问题呢？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工到底需要什么？我们到底该怎么办？！？ 什么是工作分析？任务责任职责技能工作规范工作说明工作分析能力知识工作分析：对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，也即获取与工作有关的详细信息的过程。工作说明：关于工作职责、任务内容的详细描述；工作规范：工作须具备的知识、技能、能力及其他总而言之：一个了解任职者应该做什么工作、和为什么需要做的过程一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程 工作分析：绝对不是一次对个人的分析!绝对不是一次对人员任免、调整工资的分析!绝对不是一次绩效评估!工作分析的基本要求着眼于岗位及岗位要求；从岗位活动中提炼出那些对岗位来说是必要的和有效的条件；对岗位的系统概括，并不针对目前岗位上的人防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与----双方同意工作分析内容应避免任何歧视性条款 主要内容什么是工作分析？——概念和内涵为什么要做工作分析？——目的和意义工作分析怎么做？方法与程序工作分析工具：职务说明书——职务说明书的作用——职务说明书的内容——职务说明书的填写 组织结构的科学性和合理性在很大程度上促进或约束着岗位工作的开展，进行工作分析的一个重要内容就是要为企业组织结构的优化和再设计提供基础数据。通过工作分析，可以全面揭示出组织结构、层级关系对岗位工作的支持和影响，为最佳组织模式的选择提供决策依据。工作分析的意义——组织结构组织结构人力资源计划招聘培训开发绩效考核劳资关系薪酬福利工作分析 工作分析的资料可直接应用在人力资源计划方面。仅认识到一个企业将需要多少新员工进行产品生产或售后服务，显然是不够的，我们还应该知道，每项工作都需要不同的知识、技能、经验和能力。显然，一个成功的人力资源计划必须包括这些内容。工作分析的意义——人力资源规划组织结构人力资源计划招聘培训开发绩效考核劳资关系薪酬福利工作分析 如果招聘者不知道胜任某项工作所必须的资格条件，那么员工的招聘、选择和录用工作将是漫无目的的。如果缺少适当的工作说明书，就会在没有一个清楚的指导性文件的情况下去招聘、选择和录用员工，而这样做的结果将会非常糟糕。实际上任何企业在采购生产设备、产品原材料时，没有精确的标准和说明要求，几乎是不可能的，也没有企业会如此大胆地去胡蒙乱撞。当然企业在寻求最有价值的人力资源时，更应该有科学合理的工作说明，否则你将不知道你该需要什么样的人。工作分析的意义——招聘组织结构人力资源计划招聘培训开发绩效考核劳资关系薪酬福利工作分析 工作分析中的很多信息在确定人力资源教育培训和开发方面常常是非常有用的。如果工作分析中指出某项工作需要特殊的知识、技能或能力，而在该职位上的人又不具备所要求的条件，那么教育、培训和开发就显得非常有必要了。通常意义上我们所讲的教育、培训和开发，其目的应该是一方面要帮助员工履行现有工作说明中所规定的各项工作职责，把工作做好；另一方面是要帮助他们开发潜能，学习更新的知识并增加新的工作经验，为升迁更高的工作职位做好准备。工作分析的意义——培训开发组织结构人力资源计划招聘培训开发绩效考核劳资关系薪酬福利工作分析 基本上所有企业的绩效考评标准都是建立在工作分析的基础之上的，离开工作分析的数据，要建立一套科学合理的绩效考核指标几乎是不可能的。工作分析的一项重要内容就是为绩效考评系统提供实质性的考核内容。可以这么说，离开工作分析这个基础，要建立任何性质和模式的业绩评价系统都是缺乏基础的。工作分析的意义——绩效考核组织结构人力资源计划招聘培训开发绩效考核劳资关系薪酬福利工作分析 通过工作分析，可以为各种类型的各种任务确定先进、合理的工作定额以及技术等级标准。它是制定企业部门定员标准和工资奖励制度的重要依据工作分析是岗位评价的基础工作组织结构人力资源计划招聘培训开发绩效考核劳资关系薪酬工作分析工作分析岗位评价薪酬体系对工作进行科学定量测评，以相对价值表现岗位特征。为企业岗位归级列等奠定基础。为建立公平合理的工资和奖励制度提供科学的依据。以岗位评价为依据，建立起一种公平合理的薪酬结构 工作分析的信息对员工和劳资关系也很重要。当企业考虑对员工进行提升、调动、降级降职或辞退时，工作说明提供了一个比较个人才能与实际需要是否相符合的标准。谁更优秀、谁更平庸，其实我们只需要拿工作说明书的各种要求与员工的实际工作状况进行一个比较，答案就非常清晰地摆在我们的面前了。同样，完整的工作分析对保证劳资关系的合法性方面也非常重要，比如岗位对年龄的要求、技能技巧的要求、视力和听力的要求、行动能力的要求、性别身份的要求、心理健康的要求……一旦当这些岗位上的员工不再符合这些要求时，企业就可以按照相关的法律法规要求进行处置，工作说明书为这些问题的处理提供了合法的依据。工作分析的意义——劳资关系组织结构人力资源计划招聘培训开发绩效考核劳资关系薪酬福利工作分析 在瞬息万变的工作环境中，科学的工作分析是至关重要的。新的工作不断产生，旧的工作要重新设计。参考一份前几年所做的工作分析资料，我们就会发现与现实不相符合的很多信息，但重要的是，工作分析可以帮助企业发现环境正在不断变化这一事实。工作分析的各种数据实际上对组织结构管理、人力资源管理的每一个方面都有帮助，而且这种帮助是最基础的帮助。在组织结构管理和人力资源管理的大部分活动中，几乎每一个方面都涉及到工作分析所取得的成果，工作分析是整个企业组织结构管理和人力资源管理的基础平台，是企业实施全面管理系统的前提。美国著名学者怀特先生说：“当今企业管理的大部分工作是建立在工作分析这个基础之上的，不可缺少。一个企业的工作分析评价是否科学合理，在很大程度上决定了这个企业的管理水平。”工作分析的意义 增加新的工作岗位时岗位新增工作内容时企业刚成立时建立新的组织模型时新技术新工艺导入时工作流程重组时需要进行职位评价时新的管理模式导入时组织规模发生变化时人员结构发生变化时顾客的需求提高时建立新的部门时企业涉足新的行业时什么时候需要工作分析 主要内容什么是工作分析？——概念和内涵为什么要做工作分析？——目的和意义工作分析怎么做？方法与程序工作分析工具：职务说明书——职务说明书的作用——职务说明书的内容——职务说明书的填写 如何进行工作分析（一）：工作分析方法观察法资料分析法面谈法综合法问卷调查法关键事件记录法实验法 工作分析方法：资料分析法概念充分利用现有的资料加以分析整理，形成工作描述和任职说明的方法做法如岗位责任制文本，工人的作业统计可以体现工作内容，人事部门的人事档案则可以体现任职者的基本素质优点可以充分降低工作分析的成本缺点因资料缺乏、陈旧等往往不能够满足工作分析的要求 工作分析方法：问卷调查法概念通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内容、工作特征和人员要求等信息的方法做法管理职位描述问卷（MPDQ）、职位分析问卷法（PAQ）、任务详细目录法（TIQ）、体能分析问卷法（PAAQ）、调查表法等优点规范化、数据化，比较快捷经济，结果可以在各组织中进行比较，保证公平性缺点会由于员工表达能力不同而结果不同，有时描述不足，有时夸大其辞，也不易观察员工态度，问卷的设计也比较费工夫 工作分析方法：面谈法概念通过与员工和管理者的面谈交流，获得关于工作的信息的方法做法通常工作分析人员先与员工面谈，帮助员工描述他们的职责，再与管理者面谈，获得补充信息，并检验信息的准确性。面谈内容包括工作目标、工作内容、工作性质和范围、所负责任优点可以了解对方的工作态度和动机，获得信息比较充分缺点面谈需要专门的技巧，工作分析人员一般要接受专门的训练，而且该法耗时很多 工作分析方法：其他方法观察法关键事件记录法实验法综合法概念特点在工作现场观察员工的工作过程、行为、内容、工具等并记录进行分析与归纳总结记录工作行为中的关键事件（关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件）是指主控一些变量，引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法通过综合运用以上各种方法来形成完整的工作信息适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力活动为主的工作；可能产生观察遗漏需要消耗很长时间来记录所有的与工作有关的关键事件只适合分析一些标准性的工作，如工人的最佳效率组合投入更多的时间和精力，成本上升 如何进行工作分析（二）：工作分析程序准备阶段调查阶段分析阶段明确工作分析的意义、目的、方法、步骤；向有关人员宣传、解释；跟作为合作对象的员工建立良好的人际关系，并使他们做好心理准备；按精简、高效的原则组成工作小组；确定调查、分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；制定工作计划。编制调查提纲，确定调查内容和调查方法；广泛收集有关资料、数据；对重点内容做重点、细致调查；要求被调查员工对各种工作特征和工作特征的重要性和发生频率等作出等级评定仔细审核收集到的信息创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分归纳、总结出工作分析的必需材料和要素 主要内容什么是工作分析？——概念和内涵为什么要做工作分析？——目的和意义工作分析怎么做？方法与程序工作分析工具：职务说明书——职务说明书的作用——职务说明书的内容——职务说明书的填写 如何进行工作分析（三）：工作分析的工具—职务说明书职务说明书是工作分析的书面表达形式，其核心是工作分析；职务说明书是人力资源管理体系中的基础系统；人力资源管理的招聘、培训、考核和薪酬等环节无一不与工作分析密切相关因此对职务说明书进行科学化、标准化和规范化管理是十分重要的招聘的依据工作分配的依据确定员工考核范围的依据确定薪资标准的基础员工工作规范员工职业发展 职务说明书的内容—基本资料一、基本资料（1）岗位名称（2）所在部门（3）直接上级职位（4）直接下级职位（5）所辖人员（6）工资等级（7）定员人数 职务说明书的内容—工作描述二、工作描述工作职责工作内容：活动内容；时间百分比；权限等工作关系：受谁监督；监督谁；与哪些职位有联系工作人员运用设备和信息说明 职务说明书—任职资格与工作环境三、任职资格说明最低学历专业要求所需培训的时间和科目从事本职工作和其他相关工作的年限和经验一般能力兴趣爱好个性特征体能要求：工作姿势对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求精神紧张程度体力消耗大小四、工作环境工作场所工作环境的危险性职业病工作时间特征工作的均衡性工作环境的舒服程度 如何填写职务说明书字体统一，用五号字，不要加粗，如果从其它地方粘贴来的，注意格式改正。该职位说明书应当在有关部门领导的指导下，由岗位人员填写，并由直接领导审核；请完整填写表格每项内容，除特别说明可以不填外，不要漏填；“职位名称”：指公司内部的工作岗位头衔；“所辖人员”：请填写数量； “本职”：使用一两句话简要概括的话，准确说明该岗位的工作内容；如何填写职务说明书例如：销售经理计划，组织并控制销售的运作以完成销售额，达成销售利润，同时降低销售费用。干什么？计划组织并控制影响什么？销售的运作这样做的目的？在降低销售费用的同时，完成销售额，达成销售利润。 “职责与工作任务”：这一部分是岗位说明书的核心部分。每个岗位都有若干项职责，最多不超过十项，一般为6到8项。每项职责都有一个概括，用几个关键字来概括说明该项工作内容，然后再具体描述怎么干，有什么限制条件，所要达成的结果。把职责归类，下分具体内容；职责与内容、权利与义务要相符；就每项职责估计出大概时间比例；通常以一个动词开始总体工作目标的撰写，如计划，指导，监督，协调等。动词+宾语+结果；“工作权限”指决策权、监督权、检查权等等如何填写职务说明书 如何填写职务说明书“内部协调关系”：在完成工作时，该岗位会同公司内什么样的同部门同事/其它部门发生关系，也可以说是对该岗位有或受该岗位影响的单位或个体有哪些；“外部协调关系”：指因完成该岗位工作而必须发生联系的所有公司以外的机构，包括供应商，客户，上级单位，关系单位，政府机关等。“任职资格”：此部分罗列了任何任职人必须带到岗位上的，必须符合的，基本的，最低的，必须的知识、能力等的要求。请客观填写，避免出现任职资格学历及工作经历要求不符合实际或仅依据本人现有情况确定的情况。“所需记录文档”：请详细填写本岗位使用文档的名称； 任职资格与岗位职责对应针对具体岗位，对事不对人表述准确、简洁，使用简短而明确的词语，剔除废话。如有可能，请使用只有一种含义的词。要注意语言的简练和准确，具有概括性，不要写成每日的工作流程。切忌写成流水帐。在描述时，要将具有相同特征的事项归类，总结为一项工作。请填写具体、详细，可操作，不要出现“完成本职工作”等含糊不清的词语；填写职务说明书注意事项 尽量用通用语言以替代独特名词。着重强调能带来某一最终结果的行动。最好能便于衡量。建议使用动词词组：主要活动带来的最终结果。例如：“在计划的费用内，领导，控制销售活动以取得预期的销售额。”要包括应做的和希望他做的工作。不要迁就现在的任职者。填写职务说明书注意事项 在岗者填写直接上级修订行政人事部修订公司领导终审反馈提出修改填写程序 填写时请思考你可以问自己以下问题：您管理哪些人？您归谁管？您的主要责任是什么？请描述您的一个典型的工作日您在每周中都有哪些活动？您在每项活动中都投入多少比例的时间？您的工作对脑力和体力都有哪些要求？胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？您的工作做到怎样就可以说做得不错了？ 请用电子版填写并按时提交掌握职务说明书的重要性及填写方法明晰部门职责岗位分工正确填写完整无漏项，用语规范XX部收集并于以前交至 为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（一）明晰工作职责及岗位划分确定工作要求明确与其他岗位沟通协作关系员工录用与上岗的最低条件以建立适当的指导与培训内容为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派对工作的直接指导意义'