最新第二节-秘书日常工作之邮件收发课件PPT.ppt 64页

'第二节-秘书日常工作之邮件收发 办公室的邮件类型会说会写会做事会做人邮政邮件电子邮件混合信函 邮件的接收邮件的阅办邮件的分类邮件的拆封邮件的登记邮件的分送会说会写会做事会做人 二、如何交寄印刷品？印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。 三、什么是保价信函？保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，每件最高以人民币50，000元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币10000元。 相关链接四、什么是特快专递？特快专递是一项快速的邮件投递业务，它以高速度、高质量为用户传递国际、国内的紧急信函、文件资料、金融票据、商品货样等各类文件资料和物品。按服务方式区分，可将特快专递分为定时服务和特需服务两种，按邮件内件性质可将特快专递区分为信函类、文件资料类和物品类等三种。会说会写会做事会做人 五、如何封装包裹？用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路程远近和运输情况，选用适当包装材料妥为包装。⑴脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递。⑵对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。⑶贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。 邮件的接收会说会写会做事会做人邮件拆封拆封的步骤是：（1）仔细开拆（2）误拆信件后（3）核对日期和附件（4）开拆后装订（5）信封不可丢弃（6）填写邮件登记单 邮件的接收邮件登记表年　月　日会说会写会做事会做人序号收件时间邮件名称发件人及单位　　　　　　　　　　名称邮件种类或主　　　　题收件人办理期限备注 会说会写会做事会做人邮件分送1、上司亲收件2、归部门办理的文件信函3、传阅或分送复印件。4、私人信件可放入指定信袋或顺便送交5、报刊杂志则分别上夹或上架。6、平整装订以便办毕保管备查。 邮件的接收顺序传阅人签名简单意见日期会说会写会做事会做人传阅顺序单 邮件转送单日期：年月日时分致：发自：供您参阅：供您参阅：阅后阅后阅后阅后意见：备注： 小技法可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录，用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹放置私人事务信函。呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用黄色的笔。会说会写会做事会做人 邮件的接收邮件的阅办向领导呈交邮件时应注意：1、主上次下2、辅助阅信（1）辅助“阅”（2）辅助“办” 领导外出时邮件的处理办法1、主动请示2、收好邮件，去电告知3、转寄邮件复印件（保密、私人邮件除外）4、授权邮件的处理5、邮件积压要分类 邮件摘要表序号收发时间邮件类别来件人及单位邮件内容办理结果办理时间分类 如果某封邮件是以不同于普通邮件的方法邮寄的，应该在这封邮件的信封上予以注明，有两种类型：一是邮件性质标记：如“私人(PERSONAL)”、“保密(CONFIDENTIAL)”，全用大写字母构成的特别邮件号。二是邮寄方式标记：如“特快专递(SPECIALDELIVERY)”、“挂号信”等。会说会写会做事会做人 邮件的寄发邮件的签发邮件的查核邮件的封装、登记选择寄发方式会说会写会做事会做人 邮件的寄发邮件签发查核邮件会说会写会做事会做人 邮件的寄发邮件的封装和登记1、折叠信纸2、放好附件3、胶水4、登记重要邮件会说会写会做事会做人 邮件的寄发选择寄发方式平信：明信片：印刷品：挂号信：包裹：特快专递：定时服务，特需服务电子邮件、传真、电传、电报：注意：根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。会说会写会做事会做人 处理邮件的注意事项1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；2、要了解各种邮政业务3、领导外出不在公司会说会写会做事会做人 实践训练（一）课堂讨论1、除了邮件封皮上注明的“机要”、“急件”外，还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或紧急的？2、拆封邮件要注意什么？3、向领导呈送邮件时要注意什么？4、邮件的寄发方式有哪些？5、领导不在公司，秘书如何处理邮件？会说会写会做事会做人 情景案例宏利公司秘书贾珊的邮件收发处理工作很多：1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样；2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；3、处理寄给人事部刘部长的包裹；4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”；5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料；7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。会说会写会做事会做人 项目任务如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？会说会写会做事会做人 任务分析首先，要区别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。会说会写会做事会做人 其次，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。 再次，寄发函件要讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。 实践训练2、在李秘书的办公室，邮递员送来一批邮件。李秘书对这些邮件予以分类、拆封、登记，并把经整理的公务函件呈送给肖总经理。肖总对其中一封急件作了处理：他向李秘书口述了回函的概要，并要求李秘书整理出来后，以最快速度发出。会说会写会做事会做人 第三章优势战略选择1.价值链2.优势战略的类型与制定3.技术创新战略9/2/202140 第一节:价值链1.概念：是企业创造价值的各种经营活动的组合。2.价值活动＝基本活动＋辅助活动(1)基本活动：A.内部后勤：原材料采购；B.生产作业；C.外部后勤；9/2/202141 D.市场营销：促销/渠道。E.售后服务。(2)辅助活动：A.采购；B.技术开发；C.人力资源开发；D基础设施（一般管理）9/2/202142 研究与开发人力资源管理基础管理边际边际采购营销&销售外部后勤或物流输出内部后勤或物流输入生产营运价值链辅助业务主要业务服务9/2/202143 3.价值链的确定：价值活动分解成不同单元的活动:(1)具有不同的经济性；(2）对产品特色的形成可以具有潜在的作用；(3）该项活动在总成本中的地位：成本行为的特点：成本比例/上升情况。9/2/202144 4.联系(1）价值链内部的联系:活动单元间的联系。一种价值活动施行的方式，不仅影响该价值活动本身的成本，而且影响另外一项价值活动的施行方式和成本。(2)价值链之间的联系：纵向联系。有关内容参见《竞争优势》P120战略成本优势，P167-168内容。9/2/202145 第二节:优势的类型与选择一.成本优势战略：1.识别价值链，以分摊生产成本和资产费用；2.分析成本驱动因素：(1）规模经济/规模不经济；(2）学习与外溢效应；(3）生产能力的利用模式；9/2/202146 (4）联系；(5）相互关系：共用有形资产/无形资产；(6）一体化的程度：A.贡献：避免利用市场的成本；回避了有较强价格谈判能力的合作伙伴联合作业带来的经济性。9/2/202147 B.问题：丧失灵活性；内部缺乏动力、压力；提高退出障碍。（7）行动的时机，先进入/后进入，与经济周期、经济背景有关。（8）企业的政策选择；（9）地理位置。9/2/202148 3.识别竞争对手价值链，确定竞争对手相对成本和成本差异的原因。4.控制成本驱动因素：控制规模经济控制生产能力利用模式控制学习效应：设计合理的制度控制联系，控制关系9/2/202149 5.制定成本优势战略时应避免的错误：1）防止成本优势战略影响企业特色；2）制定成本优势战略时还应注意其他成本；3）防止忽视内部价值链各种联系组合的应用；4）防止采用相互矛盾的政策，如多元化与规模经济。9/2/202150 二.特色优势战略1.特色与特色优势：特色：指企业向用户提供具有某种特殊价值的产品，或者以某种特殊的方式提供这种产品，或者以某种特殊的方式保证这种产品使用价值的实现。9/2/202151 特色的表现：与产品有关；与销售网络的选择、销售点的选择（即提供方式有关）；与售后服务方式有关。9/2/202152 2.特色的来源（即影响因素）：政策的选择、联系、价值链内部的联系，联系方式的改变、行动的时机、地理位置、一体化程度等。9/2/202153 3特色与买方价值特色是对买方来说的，对买方有价值才有意义，才能形成特色如何才能对用户有意义，以提高买方价值：--降低买方的成本（使用成本）；--提高买方使用产品得到的受益。9/2/202154 4.分析用户的采购标准：使用标准：与产品的物理使用价值有关信号标准：A信誉或形象B广告C产品外观形状和颜色D市场份额E特殊的顾客群体。9/2/202155 5.特色战略的制订1）确定谁是真正的用户；2）确定买方价值链及企业对其影响；3）分析买方购买标准；4）评价企业价值链中独特性的来源；5）分析形成特色的成本，选择低成本的独特性来源。9/2/202156 6.防止特色优势战略的失误1）防止形成对用户无意义的独特性；2）防止特色过度；3）防止忽视用户的信号标准；4）防止只关注产品本身的特色，忽视其他价值活动；9/2/202157 第三节:技术创新战略的选择一、“创新”及其作用1概念：寻求以新的方式组合生产的方法。(SCHUMPETER,1912,《经济发展理论》创新获得超额利润；其他企业模仿；社会技术水平提高；经济发展9/2/202158 2.类型1）技术创新：A工艺创新：生产方法B产品创新：材料,设备,产品2）制度创新3.创新的作用：获得成本优势/特色优势，从而获得超额利润。9/2/202159 二、创新的来源1、意外的成功或失败；2、企业内部和外部的不协调；3、企业内部过程改进的需要；4、行业和市场结构的变化；5、人口结构的变化；6、观念发生变化；7、由于新知识的出现。9/2/202160 三、创新战略的选择1、创新对象工艺创新→成本优势产品创新→特色优势2、水平选择技术领先战略/追随战略9/2/202161 (1)技术领先的持久性取绝于：A变革的来源：外源技术/内源技术B技术能力储备C技术传播速度：人才流动产品反向工艺研究设备制造商技术人员将相关研究成果公开发表9/2/202162 (2)技术领先战略带来的好处：A.声誉；B.有利的市场定位；C.创造转移成本；D.获得有利的销售渠道；E.学习曲线、经验曲线带来效益；F.投入品来源的优势；G.企业标准有可能成为行业标准；H.获得较高的利润。9/2/202163 (3)率先行动的劣势：A.市场开拓成本很高；B.需求的不确定（即有无此种需求）；C.需求的变化D.技术的不确定；E.竞争对手低成本的模仿。9/2/202164'